social media
Het Stadsmuseum Vollenhove past de zgn. Governance Code Cultuur toe. Hieronder wordt voor elk van de 8 principes toegelicht hoe dat gebeurt.
De code is ingericht op een bestuursmodel met een raad van toezicht, maar dat is niet het bestuursmodel van het Stadsmuseum Vollenhove. Vanwege de geringe grootte van de organisatie, jaaromzet en het ontbreken van betaalde medewerkers is gekozen voor het bestuursmodel van een meewerkend bestuur, bestaande uit onbezoldigde vrijwilligers.
1 De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren.
Invulling: Het bestuur van het Stadsmuseum realiseert zijn maatschappelijke doelstelling door de culturele waarde in de vorm van ‘het verhaal van de Stad Vollenhove door de eeuwen heen’ te creëren met een vaste tentoonstelling van objecten, over te dragen door gastvrouwen en gastheren aan bezoekers, en te bewaren door gezonde exploitatie van het museum.
Aanbevelingen
1.1 De organisatie heeft professioneel bestuur en toezicht en geeft ruimte aan betrokkenheid van belanghebbenden.
1.2 De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling op een duurzame en bedrijfsmatig verantwoorde wijze en waarborgt de artistieke integriteit.
(Artistieke integriteit: Zuiverheid en autonomie in het handelen van de betrokkenen vanuit de eigen artistieke oriëntatie. Waar artistieke vrijheid mogelijk ingeperkt wordt door zakelijke overwegingen mag dit nooit ten koste gaan van de artistieke integriteit. In deze Code omvat het begrip artistieke integriteit ook de vakinhoudelijke integriteit, zoals
bijvoorbeeld bij collectiebeheer of het presenteren van cultuur.)
1.3 De organisatie kent een integere en open cultuur. Bestuurders en toezichthouders dragen dat uit en vervullen aldus een voorbeeldfunctie.
1.4 De maatschappelijke omgeving van de organisatie is divers, evenals de kring van externe belanghebbenden. Bestuurders en toezichthouders zijn zich hiervan bewust en gaan bij het realiseren van de maatschappelijke doelstelling zorgvuldig en op evenwichtige wijze om met de verschillende belangen.
1.5 Bij (mede)financiering door private partijen blijft de maatschappelijke doelstelling van de organisatie centraal staan. Eventuele exploitatieoverschotten vloeien terug naar het eigen vermogen van de organisatie. Van financiers wordt verlangd dit te respecteren.
Geen afwijkingen van de aanbevelingen. Er is overigens geen (mede)financiering door externe partijen.
2 De organisatie past de principes van de Governance Code Cultuur toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan (pas toe én leg uit).
De organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt daar alleen gemotiveerd van af (pas toe óf leg uit).
Invulling: in dit document wordt per principe in grote lijnen aangegeven hoe het wordt ingevuld. Bij afwijking van de aanbevelingen wordt dat in dit document bij het betreffende principe gemeld en van een motivatie voorzien.
Aanbevelingen
2.1 Hoe de organisatie de aanbevelingen uit de Code precies toepast, hangt samen met de specifieke situatie en de aard van de organisatie en sluit aan bij omvang, rechtsvorm en besturingsmodel van de organisatie.
2.2 In de organisatie hebben het bestuur en de raad van toezicht ieder hun eigen verantwoordelijkheid voor het naleven van de Code. Het bestuur neemt het initiatief voor het verankeren van de Code in de organisatie en draagt zorg voor het naleven van de Code
door de organisatie. De raad van toezicht houdt toezicht op het naleven van de Code en evalueert dit jaarlijks.
2. 3 Het jaarverslag maakt melding van de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie.
2. 4 De verantwoording in het jaarverslag – dat ook op de website van de organisatie wordt geplaatst – gaat in ieder geval over:
• de wijze waarop de organisatie de principes en aanbevelingen van de code heeft toegepast;
• de wijze waarop de organisatie overleg heeft gevoerd met de interne en externe belanghebbenden;
• het functioneren van het bestuur, de raad van toezicht en de wijze waarop is omgegaan met dilemma’s en situaties van belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang;
• de toepassing van het beleid ten aanzien van risicobeheersing en interne controle;
• het beloningsbeleid, de beloning, contractduur en (neven)functies van bestuurders;
• de honorering en/of vergoedingsregels en (neven)functies van de leden van de raad van toezicht.
Er wordt in de code steeds uitgegaan van het bestuursmodel met zowel een raad van toezicht als een bestuur. Bij het Stadsmuseum Vollenhove bleek een raad van toezicht gezien de geringe grootte van de organisatie, de jaaromzet en het ontbreken van bezoldigde medewerkers / personeelsleden eerder een belemmering dan een voordeel. Het Stadsmuseum is daarom doorgegaan met het bestuur-model.
3 Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op
belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.
Het risico op belangenverstrengeling bij het Stadsmuseum Vollenhove is klein. De belangen van elke individuele bestuurder liggen bij de continuïteit van het museum. Het gezamenlijk tot stand komen van het beleidsplan en de uitwerking daarvan in jaarplannen is een vorm van borging. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen in een vergadering genomen en vastgelegd. Bestuurders hebben geen commerciële belangen bij welk aspect van de bedrijfsvoering dan ook, noch hun familieleden. Bij werving van nieuwe bestuursleden wordt hier aandacht aan besteed.
Aanbevelingen
3. 1 Bestuurders en toezichthouders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.
3. 2 Het bestuur en de raad van toezicht vergewissen zich van de onafhankelijkheid van hun leden. Bestuurders en toezichthouders hebben geen zakelijke of artistieke belangen of relaties met de organisatie anders dan als bestuurder of toezichthouder. Zij aanvaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht geen (neven)functies die gezien de aard of het tijdsbeslag raken aan hun functioneren.
3.3 Een voormalig lid van het bestuur kan gedurende een periode van vier jaar geen toezichthouder van de organisatie zijn.
3. 4 Bestuurders en toezichthouders laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten.
3. 5 De organisatie hanteert spelregels om belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium te signaleren, om ongewenste belangenverstrengeling te vermijden en om te waarborgen dat bestuurders en toezichthouders op een transparante en zorgvuldige wijze omgaan met eventuele tegenstrijdige belangen.
3. 6 Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaffen hem daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken toezichthouder(s) en/of bestuur der(s) of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. De raad van toezicht geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.
3.7 Als op basis van een melding geconstateerd wordt dat er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling zorgt de betrokken bestuurder of toezichthouder ervoor dat deze belangenverstrengeling zich niet voordoet of zo snel mogelijk wordt opgeheven. De raad van toezicht ziet hierop toe en neemt maatregelen wanneer de betrokken bestuurder of toezichthouder hierin nalatig is.
3. 8 Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt de betrokken bestuurder of toezichthouder niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.
3. 9 Besluiten tot het aangaan van transacties of relaties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of toezichthouders (kunnen) spelen, behoeven vooraf goedkeuring door de raad van toezicht. De raad van toezicht legt deze besluiten schriftelijk en met een motivering vast en rapporteert hierover in het jaarverslag.
4 Bestuurders en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.
Het bestuur heeft de taken verdeeld en herverdeelt deze bij elke bestuurswisseling, waarbij zoveel mogelijk van de competenties van elk lid gebruik wordt gemaakt. Daarbij wordt ook de communicatie met de werkgroepen besproken en vastgelegd (linking pin principe) in een document (administratieve organisatie / interne controle) dat voor alle medewerkers toegankelijk is (Handboek medewerkers).
In elke bestuursvergadering wordt het handelen besproken, zowel vooruit kijkend als achteruit kijkend.
Aanbevelingen
4. 1 Het bestuur stelt de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie vast na overleg met en instemming van de raad van toezicht. De organisatiestructuur en financiële inrichting zijn helder en maken een eenduidige toedeling mogelijk van de bestuurlijke en toezichthoudende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
4. 2 Toezichthouders nemen geen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over die tot de verantwoordelijkheid van het bestuur behoren.
4.3 Het bestuur zorgt ervoor dat de raad van toezicht zijn toezichthoudende rol volledig en naar behoren kan uitoefenen en treedt niet in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders.
4.4 Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht en geeft deze alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren als raad van toezicht. Het bestuur doet dit gevraagd, ongevraagd en tijdig. Over de informatievoorziening zijn schriftelijk afspraken gemaakt.
4. 5 De leden van de raad van toezicht hebben gezamenlijk en ieder afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid om alle informatie te vragen die zij nodig hebben om hun rol goed te kunnen vervullen. De raad van toezicht kan informatie vragen aan het bestuur, aan
overige functionarissen van de organisatie en aan de externe accountant.
4.6 Het bestuur rapporteert aan de raad van toezicht over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten. Dit maakt het mogelijk dat de raad van toezicht bij het uitoefenen van zijn toezicht daarmee rekening
kan houden, daar tijdig en effectief op kan anticiperen. Waar nodig en in overleg met het bestuur, kan de raad van toezicht zelf contact kan hebben met deze relaties.
4.7 Bestuur en raad van toezicht zorgen dat zij vanuit het belang van de organisatie conflicten binnen het bestuur, binnen de raad van toezicht of tussen het bestuur en de raad van toezicht onderling actief beheersen en zo snel mogelijk oplossen. Arbeidsconflicten
met bestuurders worden door de raad van toezicht opgelost.
4. 8 Het bestuur en de raad van toezicht bevorderen, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid, de betrokkenheid van de medewerkers bij het beleid van de organisatie. Zij maken afspraken over de omgang met het medezeggenschapsorgaan.
Bij het Stadsmuseum Vollenhove is alleen sprake van een bestuur. Er is geen personeel en geen medezeggenschapsorgaan. Tenminste éénmaal per jaar wordt een bijeenkomst gehouden met alle vrijwilligers waar alle beleidszaken en operationele zaken naar voren kunnen komen (uitleg en inspraak).
5 Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie.
Het bestuur vult dit in met regelmatige bestuursvergadering, rapportages en door regelmatig en veelvuldig op de werkvloer / in de praktijk aanwezig te zijn. In principe werken alle bestuursleden mee in de uitvoering, bijvoorbeeld in de rol van gastheer/gastvrouw, gids of collectiebeheerder. Elke werkgroep heeft als ‘linking pin’ een bestuurslid als lid.
Aanbevelingen
5.1 Het bestuur handelt bij de vervulling van zijn taak steeds vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Het bestuur weegt daarbij de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en die van de interne en externe belanghebbenden
op zorgvuldige en evenwichtige wijze af.
5.2 Het bestuur zorgt ervoor dat de artistieke integriteit en onafhankelijkheid die voor een culturele organisatie wezenlijk zijn, worden gewaarborgd. Het bestuur doet dit zowel intern als in de verhouding met subsidiënten, sponsoren, private en overige financiers.
5.3 Het bestuur bevordert goede wederzijdse betrekkingen met de interne en externe belanghebbenden. Het bestuur stelt vast wie de belangrijke externe belanghebbenden zijn en voert daarmee periodiek overleg, gericht op het verwerven van vertrouwen,
draagvlak en legitimiteit.
5.4 Het bestuur kan intern taken, aandachtsgebieden en verantwoorde lijk heden verdelen. In dat geval legt het bestuur zijn onderlinge taak-, verantwoordelijksheids- en bevoegdheids -
verdeling en werkwijze vast in het bestuursreglement, dat goedkeuring behoeft van de raad van toezicht.
5.5 Bestuurders zorgen dat zij goed toegerust zijn voor een adequate vervulling van hun functie en blijven daartoe steeds aan hun eigen ontwikkeling werken.
6 Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen
van de organisatie.
Het bestuur vult dit in door een op realisme gebaseerd beleid te maken en uit te voeren, met een reële begroting op basis van een nul of positief rendement en rekening houdend met de (on)mogelijkheden van de infrastructuur (het gebouw en directe omgeving). De belangrijkste factor is het potentieel bij de vrijwilligers. Rekening wordt gehouden met hun individuele (on)mogelijkheden en behoeften, er wordt een passend vrijwilligersbeleid gevoerd (vastgelegd in een document). Risico’s bij hun inzet worden doorlopend gemonitord en besproken. Er is een vertrouwenspersoon aangewezen en alle bestuursleden zijn persoonlijk aan te spreken.
Aanbevelingen
6.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving, het artistiek en zakelijk beleid en het beheersen van de risico’s die verbonden zijn aan de activiteiten van de organisatie en haar medewerkers. Het bestuur voert hierin een op de organisatie toegesneden beleid, in het bijzonder voor risicobeheersing en controle.
6.2 Het bestuur handelt als goed werkgever: het schept de randvoorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving, betrekt hierbij de interne belanghebbenden en stelt een interne gedrags- of integriteitscode op. De Code Culturele Diversiteit en de Fair Practice Code kunnen hierbij behulpzaam zijn.
6.3 Het bestuur maakt het mogelijk dat medewerkers vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie kunnen melden bij een vertrouwenspersoon of bij de voorzitter van de raad van toezicht als deze onregelmatigheden het bestuur of de raad van toezicht zelf betreffen.
6.4 Het beloningsbeleid voor de medewerkers van de organisatie past bij de aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie en stemt overeen met wettelijke voorschriften en (waar van toepassing) subsidievoorwaarden.
Het Stadsmuseum Vollenhove heeft geen bezoldigde medewerkers. Er wordt uitsluitend gewerkt met onbezoldigde vrijwilligers.
7 De raad van toezicht voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een
professionele en onafhankelijke wijze uit.
Het Stadsmuseum Vollenhove werkt volgens het bestuur-model, dus zonder raad van toezicht. Er is geen sprake van werknemers dus ook niet van een werkgeversrol. Vrijwilligers hebben een grote mate van autonomie, werken samen binnen een werkgroep en worden waar nodig geholpen door een externe deskundige op inroepbasis. Het bestuur is niet afhankelijk van inhoudelijke bemoeienis van buitenaf maar kan indien nodig externe expertise inschakelen.
Aanbevelingen
7.1 De raad van toezicht vervult zijn rol vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. De raad van toezicht toetst of het bestuur bij de uitoefening van zijn taken een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en de belangen van de interne en externe belanghebbenden.
7. 2 De leden van de raad van toezicht houden actief, kritisch en op stimulerende wijze toezicht. Zij bewaken de maatschappelijke doelstelling en de continuïteit van de organisatie. De raad van toezicht geeft het bestuur de ruimte voor ondernemerschap vanuit het besef dat besturen het maken van keuzes is waaraan kansen én risico’s verbonden zijn.
7.3 De toezichthoudende taak heeft in ieder geval betrekking op:
• het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie;
• de strategie, identiteit en continuïteit van de organisatie;
• de verhouding met publieke en private financiers;
• de dialoog met de interne en externe belanghebbenden;
• de naleving van wet- en regelgeving;
• de bedrijfsvoering, het risicobeheer en het zakelijk beleid.
7.4 De raad van toezicht benoemt, mede op advies van het bestuur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar in de vergadering van de raad van toezicht verslag uit van zijn bevindingen. De externe accountant krijgt vanuit de organisatie geen opdrachten die zijn onafhankelijke controlewerkzaamheden in gevaar zouden kunnen brengen. Het bestuur rapporteert
jaarlijks aan de raad van toezicht over de relatie met de externe accountant en eventuele ontwikkelingen daarin.
7.5 De raad van toezicht heeft in overleg met het bestuur contact met de belangrijke publieke en private financiers van de organisatie.
7. 6 De raad van toezicht adviseert het bestuur, zowel anticiperend als reflecterend op beslissingen van het bestuur. Hij doet dat gevraagd en ongevraagd.
7.7 Vanuit de werkgeversrol beslist de raad van toezicht over de profielschets, benoeming, arbeidsvoorwaarden en beloning, beoordeling, schorsing en ontslag van de leden van het bestuur. Bij de benoeming van een bestuurder toetst de raad van toezicht diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de bestuursfunctie.
7.8 Toezichthouders treden op als ambassadeur en representeren in overleg met het bestuur de organisatie bij externe gelegenheden.
7.9 De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren. In een reglement legt de raad de onderlinge taakverdeling en zijn werkwijze vast. Iedere toezichthouder moet voldoende tijd hebben voor een goede taakvervulling.
7.10 De raad van toezicht bespreekt zijn functioneren ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur. Eens per drie jaar doet hij dat onder externe begeleiding. Aan de orde komen: het functioneren van de raad van toezicht, de samenwerking tussen de raad van toezicht en het bestuur en de onderlinge samenwerking tussen de leden van de raad van toezicht. De raad van toezicht rapporteert hierover in het jaarverslag.
7.11 De raad van toezicht bespreekt ten minste eenmaal per jaar met het bestuur het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking.
7.12 De voorzitter heeft bijzondere taken: hij bereidt de agenda voor, leidt de vergaderingen en zorgt voor een zorgvuldige besluit vorming in de raad van toezicht. De voorzitter bewaakt het goed functioneren van de raad van toezicht, collectief en individueel. De voorzitter is eerstverantwoordelijke voor de evaluatie van de raad van toezicht. De organisatie zorgt voor een goede ondersteuning van de voorzitter.
7.13 In situaties waarbij sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, tegenstrijdig belang, onderlinge conflicten of calamiteiten bevordert de voorzitter een zorgvuldige behandeling en besluitvorming door de raad van toezicht. Hij is in zulke situaties het
eerste aanspreekpunt voor het bestuur, de raad van toezicht en externe belanghebbenden.
8 De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij
deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.
Het Stadsmuseum werkt volgens het bestuur-model, dus zonder raad van toezicht. De statuten van de stichting zijn leidend. Nieuwe bestuursleden worden geworven op basis van hun ervaring, beschikbaarheid, competenties, en belangstelling voor historie. Streven is een bestuur met evenveel mannen als vrouwen. Het gaat steeds om mensen die vanuit hun eigen enthousiasme bestuurslid willen worden, nooit om vertegenwoordigers van andere organisatie.
Aanbevelingen
8.1 De raad van toezicht bestaat uit ten minste drie leden. De samenstelling is zodanig dat hij zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol naar behoren kan vervullen. De raad van toezicht waarborgt de onafhankelijkheid, deskundigheid en diversiteit in zijn samenstelling. De aandacht gaat onder meer uit naar kennis van het culturele veld, de zakelijke aspecten van de organisatie en ondernemerschap.
8.2 De organisatie maakt vacatures in de raad van toezicht openbaar en werft nieuwe toezichthouders op basis van profielschetsen en via een transparante procedure. Periodiek herijkt de raad van toezicht de profielschetsen op basis van externe omstandigheden
en aan de hand van de actuele strategische koers van de organisatie.
8.3 Elke toezichthouder moet het algemeen, artistiek en zakelijk beleid van de organisatie op hoofdlijnen kunnen beoordelen. Daarnaast draagt elke toezichthouder met eigen specifieke
deskundigheid bij aan de kennis en expertise waarover de raad van toezicht overeenkomstig zijn profielschets moet beschikken.
8.4 De maximale zittingstermijn voor toezichthouders bedraagt tweemaal een periode van ten hoogste vier jaar. De organisatie legt dat statutair vast. Herbenoeming van een toezichthouder vindt plaats via een zorgvuldige procedure. Een evenwichtige samenstelling van de raad van toezicht, de actuele profielschets en een evaluatie van het functioneren van de betrokken toezichthouder vormen hiervoor de basis.
8.5 Er geldt een zodanig rooster van aftreden dat niet te veel leden tegelijkertijd aftreden zonder herbenoembaar te zijn. Het rooster van aftreden is openbaar en wordt op de website
van de organisatie geplaatst.
8.6 Nieuwe toezichthouders krijgen na hun benoeming een introductieprogramma aangeboden. Het programma gaat in op verschillende aspecten die voor hun functioneren als toezichthouder relevant zijn. Jaarlijks bespreekt de raad van toezicht in welk opzicht de toezichthouders individueel of collectief behoefte hebben aan verdieping of verbreding
van hun kennis.
8.7 De raad van toezicht stelt een eventuele vergoeding voor zijn leden vast, passend bij aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Deze vergoeding is in
overeenstemming met de wettelijke voorschriften en (waar van toepassing) subsidievoorwaarden.
Afwijking: in de praktijk blijkt het voor dit soort organisaties steeds moeilijker om bestuursleden te vinden. Er wordt dan ook niet afgeweken van de regel die in de statuten is vastgelegd vanaf het begin, namelijk dat een bestuurslid tweemaal een nieuwe termijn van vier jaar kan aanblijven. Loslaten van dit beginsel levert niets op in de geest van deze code, maar betekent 50% meer bestuursleden vinden en in de praktijk een groot continuïteitsrisico, zeker wanneer een bestuurslid afhaakt (bijvoorbeeld door ziekte of overlijden). Uit het verleden blijkt lang niet iedereen drie termijnen vol te maken. Gestreefd wordt naar een aanpassing van de Statuten op dit punt uiterlijk in 2026, samen met wijzigingen noodzakelijk om te voldoen aan de WBTR.
De samenstelling van het bestuur en per bestuurslid moment van aantreden en laatste moment van aftreden staat op de website onder organisatie/bestuur, zie bestuur.
Werving geschiedt in die zin openbaar, dat voortdurend op de website wordt gevraagd naar nieuwe vrijwilligers in alle mogelijke rollen, ook die van bestuurslid. Zie vrijwilligers
De code is ingericht op een bestuursmodel met een raad van toezicht, maar dat is niet het bestuursmodel van het Stadsmuseum Vollenhove. Vanwege de geringe grootte van de organisatie, jaaromzet en het ontbreken van betaalde medewerkers is gekozen voor het bestuursmodel van een meewerkend bestuur, bestaande uit onbezoldigde vrijwilligers.
1 De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren.
Invulling: Het bestuur van het Stadsmuseum realiseert zijn maatschappelijke doelstelling door de culturele waarde in de vorm van ‘het verhaal van de Stad Vollenhove door de eeuwen heen’ te creëren met een vaste tentoonstelling van objecten, over te dragen door gastvrouwen en gastheren aan bezoekers, en te bewaren door gezonde exploitatie van het museum.
Aanbevelingen
1.1 De organisatie heeft professioneel bestuur en toezicht en geeft ruimte aan betrokkenheid van belanghebbenden.
1.2 De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling op een duurzame en bedrijfsmatig verantwoorde wijze en waarborgt de artistieke integriteit.
(Artistieke integriteit: Zuiverheid en autonomie in het handelen van de betrokkenen vanuit de eigen artistieke oriëntatie. Waar artistieke vrijheid mogelijk ingeperkt wordt door zakelijke overwegingen mag dit nooit ten koste gaan van de artistieke integriteit. In deze Code omvat het begrip artistieke integriteit ook de vakinhoudelijke integriteit, zoals
bijvoorbeeld bij collectiebeheer of het presenteren van cultuur.)
1.3 De organisatie kent een integere en open cultuur. Bestuurders en toezichthouders dragen dat uit en vervullen aldus een voorbeeldfunctie.
1.4 De maatschappelijke omgeving van de organisatie is divers, evenals de kring van externe belanghebbenden. Bestuurders en toezichthouders zijn zich hiervan bewust en gaan bij het realiseren van de maatschappelijke doelstelling zorgvuldig en op evenwichtige wijze om met de verschillende belangen.
1.5 Bij (mede)financiering door private partijen blijft de maatschappelijke doelstelling van de organisatie centraal staan. Eventuele exploitatieoverschotten vloeien terug naar het eigen vermogen van de organisatie. Van financiers wordt verlangd dit te respecteren.
Geen afwijkingen van de aanbevelingen. Er is overigens geen (mede)financiering door externe partijen.
2 De organisatie past de principes van de Governance Code Cultuur toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan (pas toe én leg uit).
De organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt daar alleen gemotiveerd van af (pas toe óf leg uit).
Invulling: in dit document wordt per principe in grote lijnen aangegeven hoe het wordt ingevuld. Bij afwijking van de aanbevelingen wordt dat in dit document bij het betreffende principe gemeld en van een motivatie voorzien.
Aanbevelingen
2.1 Hoe de organisatie de aanbevelingen uit de Code precies toepast, hangt samen met de specifieke situatie en de aard van de organisatie en sluit aan bij omvang, rechtsvorm en besturingsmodel van de organisatie.
2.2 In de organisatie hebben het bestuur en de raad van toezicht ieder hun eigen verantwoordelijkheid voor het naleven van de Code. Het bestuur neemt het initiatief voor het verankeren van de Code in de organisatie en draagt zorg voor het naleven van de Code
door de organisatie. De raad van toezicht houdt toezicht op het naleven van de Code en evalueert dit jaarlijks.
2. 3 Het jaarverslag maakt melding van de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie.
2. 4 De verantwoording in het jaarverslag – dat ook op de website van de organisatie wordt geplaatst – gaat in ieder geval over:
• de wijze waarop de organisatie de principes en aanbevelingen van de code heeft toegepast;
• de wijze waarop de organisatie overleg heeft gevoerd met de interne en externe belanghebbenden;
• het functioneren van het bestuur, de raad van toezicht en de wijze waarop is omgegaan met dilemma’s en situaties van belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang;
• de toepassing van het beleid ten aanzien van risicobeheersing en interne controle;
• het beloningsbeleid, de beloning, contractduur en (neven)functies van bestuurders;
• de honorering en/of vergoedingsregels en (neven)functies van de leden van de raad van toezicht.
Er wordt in de code steeds uitgegaan van het bestuursmodel met zowel een raad van toezicht als een bestuur. Bij het Stadsmuseum Vollenhove bleek een raad van toezicht gezien de geringe grootte van de organisatie, de jaaromzet en het ontbreken van bezoldigde medewerkers / personeelsleden eerder een belemmering dan een voordeel. Het Stadsmuseum is daarom doorgegaan met het bestuur-model.
3 Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op
belangenverstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.
Het risico op belangenverstrengeling bij het Stadsmuseum Vollenhove is klein. De belangen van elke individuele bestuurder liggen bij de continuïteit van het museum. Het gezamenlijk tot stand komen van het beleidsplan en de uitwerking daarvan in jaarplannen is een vorm van borging. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen in een vergadering genomen en vastgelegd. Bestuurders hebben geen commerciële belangen bij welk aspect van de bedrijfsvoering dan ook, noch hun familieleden. Bij werving van nieuwe bestuursleden wordt hier aandacht aan besteed.
Aanbevelingen
3. 1 Bestuurders en toezichthouders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.
3. 2 Het bestuur en de raad van toezicht vergewissen zich van de onafhankelijkheid van hun leden. Bestuurders en toezichthouders hebben geen zakelijke of artistieke belangen of relaties met de organisatie anders dan als bestuurder of toezichthouder. Zij aanvaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht geen (neven)functies die gezien de aard of het tijdsbeslag raken aan hun functioneren.
3.3 Een voormalig lid van het bestuur kan gedurende een periode van vier jaar geen toezichthouder van de organisatie zijn.
3. 4 Bestuurders en toezichthouders laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten.
3. 5 De organisatie hanteert spelregels om belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium te signaleren, om ongewenste belangenverstrengeling te vermijden en om te waarborgen dat bestuurders en toezichthouders op een transparante en zorgvuldige wijze omgaan met eventuele tegenstrijdige belangen.
3. 6 Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaffen hem daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken toezichthouder(s) en/of bestuur der(s) of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. De raad van toezicht geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.
3.7 Als op basis van een melding geconstateerd wordt dat er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling zorgt de betrokken bestuurder of toezichthouder ervoor dat deze belangenverstrengeling zich niet voordoet of zo snel mogelijk wordt opgeheven. De raad van toezicht ziet hierop toe en neemt maatregelen wanneer de betrokken bestuurder of toezichthouder hierin nalatig is.
3. 8 Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt de betrokken bestuurder of toezichthouder niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.
3. 9 Besluiten tot het aangaan van transacties of relaties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders of toezichthouders (kunnen) spelen, behoeven vooraf goedkeuring door de raad van toezicht. De raad van toezicht legt deze besluiten schriftelijk en met een motivering vast en rapporteert hierover in het jaarverslag.
4 Bestuurders en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.
Het bestuur heeft de taken verdeeld en herverdeelt deze bij elke bestuurswisseling, waarbij zoveel mogelijk van de competenties van elk lid gebruik wordt gemaakt. Daarbij wordt ook de communicatie met de werkgroepen besproken en vastgelegd (linking pin principe) in een document (administratieve organisatie / interne controle) dat voor alle medewerkers toegankelijk is (Handboek medewerkers).
In elke bestuursvergadering wordt het handelen besproken, zowel vooruit kijkend als achteruit kijkend.
Aanbevelingen
4. 1 Het bestuur stelt de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie vast na overleg met en instemming van de raad van toezicht. De organisatiestructuur en financiële inrichting zijn helder en maken een eenduidige toedeling mogelijk van de bestuurlijke en toezichthoudende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
4. 2 Toezichthouders nemen geen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over die tot de verantwoordelijkheid van het bestuur behoren.
4.3 Het bestuur zorgt ervoor dat de raad van toezicht zijn toezichthoudende rol volledig en naar behoren kan uitoefenen en treedt niet in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders.
4.4 Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht en geeft deze alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren als raad van toezicht. Het bestuur doet dit gevraagd, ongevraagd en tijdig. Over de informatievoorziening zijn schriftelijk afspraken gemaakt.
4. 5 De leden van de raad van toezicht hebben gezamenlijk en ieder afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid om alle informatie te vragen die zij nodig hebben om hun rol goed te kunnen vervullen. De raad van toezicht kan informatie vragen aan het bestuur, aan
overige functionarissen van de organisatie en aan de externe accountant.
4.6 Het bestuur rapporteert aan de raad van toezicht over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten. Dit maakt het mogelijk dat de raad van toezicht bij het uitoefenen van zijn toezicht daarmee rekening
kan houden, daar tijdig en effectief op kan anticiperen. Waar nodig en in overleg met het bestuur, kan de raad van toezicht zelf contact kan hebben met deze relaties.
4.7 Bestuur en raad van toezicht zorgen dat zij vanuit het belang van de organisatie conflicten binnen het bestuur, binnen de raad van toezicht of tussen het bestuur en de raad van toezicht onderling actief beheersen en zo snel mogelijk oplossen. Arbeidsconflicten
met bestuurders worden door de raad van toezicht opgelost.
4. 8 Het bestuur en de raad van toezicht bevorderen, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid, de betrokkenheid van de medewerkers bij het beleid van de organisatie. Zij maken afspraken over de omgang met het medezeggenschapsorgaan.
Bij het Stadsmuseum Vollenhove is alleen sprake van een bestuur. Er is geen personeel en geen medezeggenschapsorgaan. Tenminste éénmaal per jaar wordt een bijeenkomst gehouden met alle vrijwilligers waar alle beleidszaken en operationele zaken naar voren kunnen komen (uitleg en inspraak).
5 Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie.
Het bestuur vult dit in met regelmatige bestuursvergadering, rapportages en door regelmatig en veelvuldig op de werkvloer / in de praktijk aanwezig te zijn. In principe werken alle bestuursleden mee in de uitvoering, bijvoorbeeld in de rol van gastheer/gastvrouw, gids of collectiebeheerder. Elke werkgroep heeft als ‘linking pin’ een bestuurslid als lid.
Aanbevelingen
5.1 Het bestuur handelt bij de vervulling van zijn taak steeds vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Het bestuur weegt daarbij de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en die van de interne en externe belanghebbenden
op zorgvuldige en evenwichtige wijze af.
5.2 Het bestuur zorgt ervoor dat de artistieke integriteit en onafhankelijkheid die voor een culturele organisatie wezenlijk zijn, worden gewaarborgd. Het bestuur doet dit zowel intern als in de verhouding met subsidiënten, sponsoren, private en overige financiers.
5.3 Het bestuur bevordert goede wederzijdse betrekkingen met de interne en externe belanghebbenden. Het bestuur stelt vast wie de belangrijke externe belanghebbenden zijn en voert daarmee periodiek overleg, gericht op het verwerven van vertrouwen,
draagvlak en legitimiteit.
5.4 Het bestuur kan intern taken, aandachtsgebieden en verantwoorde lijk heden verdelen. In dat geval legt het bestuur zijn onderlinge taak-, verantwoordelijksheids- en bevoegdheids -
verdeling en werkwijze vast in het bestuursreglement, dat goedkeuring behoeft van de raad van toezicht.
5.5 Bestuurders zorgen dat zij goed toegerust zijn voor een adequate vervulling van hun functie en blijven daartoe steeds aan hun eigen ontwikkeling werken.
6 Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen
van de organisatie.
Het bestuur vult dit in door een op realisme gebaseerd beleid te maken en uit te voeren, met een reële begroting op basis van een nul of positief rendement en rekening houdend met de (on)mogelijkheden van de infrastructuur (het gebouw en directe omgeving). De belangrijkste factor is het potentieel bij de vrijwilligers. Rekening wordt gehouden met hun individuele (on)mogelijkheden en behoeften, er wordt een passend vrijwilligersbeleid gevoerd (vastgelegd in een document). Risico’s bij hun inzet worden doorlopend gemonitord en besproken. Er is een vertrouwenspersoon aangewezen en alle bestuursleden zijn persoonlijk aan te spreken.
Aanbevelingen
6.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving, het artistiek en zakelijk beleid en het beheersen van de risico’s die verbonden zijn aan de activiteiten van de organisatie en haar medewerkers. Het bestuur voert hierin een op de organisatie toegesneden beleid, in het bijzonder voor risicobeheersing en controle.
6.2 Het bestuur handelt als goed werkgever: het schept de randvoorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving, betrekt hierbij de interne belanghebbenden en stelt een interne gedrags- of integriteitscode op. De Code Culturele Diversiteit en de Fair Practice Code kunnen hierbij behulpzaam zijn.
6.3 Het bestuur maakt het mogelijk dat medewerkers vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie kunnen melden bij een vertrouwenspersoon of bij de voorzitter van de raad van toezicht als deze onregelmatigheden het bestuur of de raad van toezicht zelf betreffen.
6.4 Het beloningsbeleid voor de medewerkers van de organisatie past bij de aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie en stemt overeen met wettelijke voorschriften en (waar van toepassing) subsidievoorwaarden.
Het Stadsmuseum Vollenhove heeft geen bezoldigde medewerkers. Er wordt uitsluitend gewerkt met onbezoldigde vrijwilligers.
7 De raad van toezicht voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een
professionele en onafhankelijke wijze uit.
Het Stadsmuseum Vollenhove werkt volgens het bestuur-model, dus zonder raad van toezicht. Er is geen sprake van werknemers dus ook niet van een werkgeversrol. Vrijwilligers hebben een grote mate van autonomie, werken samen binnen een werkgroep en worden waar nodig geholpen door een externe deskundige op inroepbasis. Het bestuur is niet afhankelijk van inhoudelijke bemoeienis van buitenaf maar kan indien nodig externe expertise inschakelen.
Aanbevelingen
7.1 De raad van toezicht vervult zijn rol vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. De raad van toezicht toetst of het bestuur bij de uitoefening van zijn taken een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en de belangen van de interne en externe belanghebbenden.
7. 2 De leden van de raad van toezicht houden actief, kritisch en op stimulerende wijze toezicht. Zij bewaken de maatschappelijke doelstelling en de continuïteit van de organisatie. De raad van toezicht geeft het bestuur de ruimte voor ondernemerschap vanuit het besef dat besturen het maken van keuzes is waaraan kansen én risico’s verbonden zijn.
7.3 De toezichthoudende taak heeft in ieder geval betrekking op:
• het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie;
• de strategie, identiteit en continuïteit van de organisatie;
• de verhouding met publieke en private financiers;
• de dialoog met de interne en externe belanghebbenden;
• de naleving van wet- en regelgeving;
• de bedrijfsvoering, het risicobeheer en het zakelijk beleid.
7.4 De raad van toezicht benoemt, mede op advies van het bestuur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar in de vergadering van de raad van toezicht verslag uit van zijn bevindingen. De externe accountant krijgt vanuit de organisatie geen opdrachten die zijn onafhankelijke controlewerkzaamheden in gevaar zouden kunnen brengen. Het bestuur rapporteert
jaarlijks aan de raad van toezicht over de relatie met de externe accountant en eventuele ontwikkelingen daarin.
7.5 De raad van toezicht heeft in overleg met het bestuur contact met de belangrijke publieke en private financiers van de organisatie.
7. 6 De raad van toezicht adviseert het bestuur, zowel anticiperend als reflecterend op beslissingen van het bestuur. Hij doet dat gevraagd en ongevraagd.
7.7 Vanuit de werkgeversrol beslist de raad van toezicht over de profielschets, benoeming, arbeidsvoorwaarden en beloning, beoordeling, schorsing en ontslag van de leden van het bestuur. Bij de benoeming van een bestuurder toetst de raad van toezicht diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de bestuursfunctie.
7.8 Toezichthouders treden op als ambassadeur en representeren in overleg met het bestuur de organisatie bij externe gelegenheden.
7.9 De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren. In een reglement legt de raad de onderlinge taakverdeling en zijn werkwijze vast. Iedere toezichthouder moet voldoende tijd hebben voor een goede taakvervulling.
7.10 De raad van toezicht bespreekt zijn functioneren ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur. Eens per drie jaar doet hij dat onder externe begeleiding. Aan de orde komen: het functioneren van de raad van toezicht, de samenwerking tussen de raad van toezicht en het bestuur en de onderlinge samenwerking tussen de leden van de raad van toezicht. De raad van toezicht rapporteert hierover in het jaarverslag.
7.11 De raad van toezicht bespreekt ten minste eenmaal per jaar met het bestuur het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking.
7.12 De voorzitter heeft bijzondere taken: hij bereidt de agenda voor, leidt de vergaderingen en zorgt voor een zorgvuldige besluit vorming in de raad van toezicht. De voorzitter bewaakt het goed functioneren van de raad van toezicht, collectief en individueel. De voorzitter is eerstverantwoordelijke voor de evaluatie van de raad van toezicht. De organisatie zorgt voor een goede ondersteuning van de voorzitter.
7.13 In situaties waarbij sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, tegenstrijdig belang, onderlinge conflicten of calamiteiten bevordert de voorzitter een zorgvuldige behandeling en besluitvorming door de raad van toezicht. Hij is in zulke situaties het
eerste aanspreekpunt voor het bestuur, de raad van toezicht en externe belanghebbenden.
8 De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij
deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.
Het Stadsmuseum werkt volgens het bestuur-model, dus zonder raad van toezicht. De statuten van de stichting zijn leidend. Nieuwe bestuursleden worden geworven op basis van hun ervaring, beschikbaarheid, competenties, en belangstelling voor historie. Streven is een bestuur met evenveel mannen als vrouwen. Het gaat steeds om mensen die vanuit hun eigen enthousiasme bestuurslid willen worden, nooit om vertegenwoordigers van andere organisatie.
Aanbevelingen
8.1 De raad van toezicht bestaat uit ten minste drie leden. De samenstelling is zodanig dat hij zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol naar behoren kan vervullen. De raad van toezicht waarborgt de onafhankelijkheid, deskundigheid en diversiteit in zijn samenstelling. De aandacht gaat onder meer uit naar kennis van het culturele veld, de zakelijke aspecten van de organisatie en ondernemerschap.
8.2 De organisatie maakt vacatures in de raad van toezicht openbaar en werft nieuwe toezichthouders op basis van profielschetsen en via een transparante procedure. Periodiek herijkt de raad van toezicht de profielschetsen op basis van externe omstandigheden
en aan de hand van de actuele strategische koers van de organisatie.
8.3 Elke toezichthouder moet het algemeen, artistiek en zakelijk beleid van de organisatie op hoofdlijnen kunnen beoordelen. Daarnaast draagt elke toezichthouder met eigen specifieke
deskundigheid bij aan de kennis en expertise waarover de raad van toezicht overeenkomstig zijn profielschets moet beschikken.
8.4 De maximale zittingstermijn voor toezichthouders bedraagt tweemaal een periode van ten hoogste vier jaar. De organisatie legt dat statutair vast. Herbenoeming van een toezichthouder vindt plaats via een zorgvuldige procedure. Een evenwichtige samenstelling van de raad van toezicht, de actuele profielschets en een evaluatie van het functioneren van de betrokken toezichthouder vormen hiervoor de basis.
8.5 Er geldt een zodanig rooster van aftreden dat niet te veel leden tegelijkertijd aftreden zonder herbenoembaar te zijn. Het rooster van aftreden is openbaar en wordt op de website
van de organisatie geplaatst.
8.6 Nieuwe toezichthouders krijgen na hun benoeming een introductieprogramma aangeboden. Het programma gaat in op verschillende aspecten die voor hun functioneren als toezichthouder relevant zijn. Jaarlijks bespreekt de raad van toezicht in welk opzicht de toezichthouders individueel of collectief behoefte hebben aan verdieping of verbreding
van hun kennis.
8.7 De raad van toezicht stelt een eventuele vergoeding voor zijn leden vast, passend bij aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Deze vergoeding is in
overeenstemming met de wettelijke voorschriften en (waar van toepassing) subsidievoorwaarden.
Afwijking: in de praktijk blijkt het voor dit soort organisaties steeds moeilijker om bestuursleden te vinden. Er wordt dan ook niet afgeweken van de regel die in de statuten is vastgelegd vanaf het begin, namelijk dat een bestuurslid tweemaal een nieuwe termijn van vier jaar kan aanblijven. Loslaten van dit beginsel levert niets op in de geest van deze code, maar betekent 50% meer bestuursleden vinden en in de praktijk een groot continuïteitsrisico, zeker wanneer een bestuurslid afhaakt (bijvoorbeeld door ziekte of overlijden). Uit het verleden blijkt lang niet iedereen drie termijnen vol te maken. Gestreefd wordt naar een aanpassing van de Statuten op dit punt uiterlijk in 2026, samen met wijzigingen noodzakelijk om te voldoen aan de WBTR.
De samenstelling van het bestuur en per bestuurslid moment van aantreden en laatste moment van aftreden staat op de website onder organisatie/bestuur, zie bestuur.
Werving geschiedt in die zin openbaar, dat voortdurend op de website wordt gevraagd naar nieuwe vrijwilligers in alle mogelijke rollen, ook die van bestuurslid. Zie vrijwilligers