Algemeen
 
O  Aanleiding voor het beleidsplan
 
Het vorige beleidsplan betrof de periode 2018-2023. Dit nieuwe beleidsplan is opgesteld begin 2022 naar aanleiding van de coronapandemie (2020-2022) en de feedback van de pre-audit voor de museumregistratie. De normen zijn namelijk in de afgelopen periode zodanig aangepast dat essentiële zaken in de weergave van het beleid ontbraken.
Het gaat daarbij vooral om de Governance Code Cultuur 2019, welke principes en aanbevelingen door het museum worden gevolgd en de Ethische Code Musea die het museum onderschrijft. T.a.v. de GCC is er één punt waarop van de aanbevelingen wordt afgeweken: de Statuten vermelden maximaal drie zittingsperioden voor bestuursleden terwijl twee wordt aanbevolen. Het is echter ondoenlijk voor een kleine organisatie zoals het Stadsmuseum om nog eens 50% extra bestuursleden te vinden, zoals in de praktijk bleek en bij veel collega’s het geval is. Verder is in de afgelopen periode gebleken, in versterkte mate door de lockdowns vanwege de coronapandemie, dat erkenning als museum, door de Museumvereniging, cruciaal is voor de levensvatbaarheid van het museum.
Om mogelijke inconsistenties te voorkomen, wordt in het beleidsplan zaken omtrent collectie, marketing en informatiebeleid slechts kort aangestipt en verwezen naar uitwerkingen in Collectieplan, Marketingactieplan en Informatieplan e.a.
 
o Missie en visie
 
De stichting Behoud Kunst en Cultuur "Land van Vollenhove", plaatselijk beter bekend als Cultuur Historisch Centrum Vollenhove of afgekort CHC, heeft de volgende visie:
 
Het is van belang dat zowel een bewoner als een bezoeker van Vollenhove en directe omgeving op een aantrekkelijke manier inzicht krijgt in de historie van de stad, mede ter aanvulling op of voorbereiding van een bezoek aan de plaatsen waar die geschiedenis zich heeft afgespeeld.
Door het exploiteren van een goed toegankelijk stadsmuseum, bekend onder de direct herkenbare naam Stadsmuseum Vollenhove, en het organiseren van activiteiten in en rond dit museum die het inzicht in deze geschiedenis vergroten, wordt een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van het historisch besef van de jeugd en aan het regionale toerisme.
 
De missie is daarom:
Een bijdrage leveren aan de educatie van jeugd en volwassenen op het gebied van de geschiedenis van de stad en daarmee samenhangende ontwikkeling van de streek. Het bieden van een aantrekkelijk doel voor bezoekers van de stad en de streek voor het in korte tijd opdoen van achtergrondinformatie.
Het stadsmuseum moet het logische startpunt worden voor een bezoek aan de historische stad Vollenhove.
 
Het Stadsmuseum Vollenhove is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, dat ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling.
 
o Historische schets
 
Vollenhove heeft een geschiedenis van ruim duizend jaar. De plaats ontstond naast de burcht van de bisschop van Utrecht, die nadat hij al in 944 het jachtrecht in de streek had gekregen in 1024 landsheer werd. Vanuit Vollenhove werden de moerassen rondom ontgonnen. De plaats kreeg stadsrechten in 1354 en werd een regionaal bestuurscentrum met als hoogtepunt de standplaats van de stadhouder van Overijssel, Friesland, Groningen en Drenthe in de 16^e eeuw, tot de Opstand uitbrak. Daarna bleef Vollenhove een rol als bestuurscentrum voor de streek vervullen tot aan de Franse tijd. De bestuurders woonden veelal in de stad, in havezaten waarvan er vijf binnen en één buiten de stad is overgebleven. Vanwege de omvangrijke archieven is de historie goed te volgen. Van de adellijke bewoners konden nog veel voorwerpen in bruikleen worden verkregen die hun geschiedenis vertellen.
 
Het Stadsmuseum is voortgekomen uit de Oudheidkamer Brederwiede, gevestigd in Vollenhove sedert begin jaren 1980. Brederwiede was de naam van de gemeente, waarVollenhove destijds deel van uitmaakte, na de herindeling van 2001 was dat Steenwijkerland. In 2005 is de huidige stichting opgericht met aanvankelijk doel om een platform en kenniscentrum te zijn voor de hele gemeente. Het huidige, moderne gebouw werd verworven en in 2008 ingericht als museum. Donateurs en het blad ‘Kondschap’ werden overgenomen van de Oudheidkamer, evenals een groep vrijwilligers en een deel van de collectie. Er werd aanvankelijk gekozen als bestuursmodel voor een stichtingsbestuur met een Raad van Toezicht, maar dit bleek in de afgelopen jaren niet passend bij de schaal van de activiteiten. Momenteel is er een bestuur dat grotendeels zelf activiteiten uitvoert.
De missie en doelstellingen zijn in 2017 teruggebracht tot de plaats Vollenhove en onmiddellijke omgeving, en tot een pure museale functie met alleen hieraan ondersteunende activiteiten.
 
o Strategische doelen c.q. hoofddoelstellingen
 
Meest urgente strategische doel is de erkenning als geregistreerd museum in 2022 en aansluitend deelname aan de museumjaarkaart. Zonder die erkenning vervalt de financiële bijdrage van de Gemeente Steenwijkerland, lopen bezoekers met een museumjaarkaart (een aanzienlijk percentage van het potentieel) het museum voorbij en kunnen er geen bruiklenen van andere musea worden verkregen.
Volgend strategisch doel is het in uiterlijk 2023 verwerven van voor de Vollenhoofse geschiedenis belangrijke objecten in bruikleen, op de eerste plaats van de Collectie Overijssel en van de Vereniging Overijssels Recht en Geschiedenis. Deze objecten zijn vermeld en beschreven in de tentoonstellingscatalogus ‘Vollenhoofse topstukken thuisgebracht’ van drs. Js. Mooijweer uit 2004.
De hoofddoelstelling voor de hele beleidsperiode is het met vrijwilligers op gezonde wijze exploiteren van een stadsmuseum dat opnieuw (na de coronapandemie) voldoende bezoekers trekt voor instandhouding. Het aantal betaalde bezoekers moet daarvoor eind 2023 terug zijn op het niveau van 2019, totaal tenminste 2000. Een risico daarbij is het aantal inzetbare vrijwilligers, waaronder bestuursleden. Het is in de afgelopen twee jaar erg moeilijk gebleken om weggevallen capaciteit weer in te vullen.
Op langere termijn is het dalend aantal donateurs een risico voor het voortbestaan van het museum. Dat aantal bedraagt nu 450 en daalde de afgelopen jaren met 3% per jaar. In de komende paar jaar zal er een antwoord op dit probleem moeten worden gevonden, voordat het aantal zodanig is gedaald dat het blad Kondschap te duur in exploitatie wordt (vooral vanwege het contract voor de verzendkosten).
 
o Belangrijkste concrete doelstellingen
 
Het voorgaande SMART samengevat:

1. S: erkend en geregistreerd museum M: 31-12-2022 lid museumvereniging A: nodig voor voortbestaan R: er is heel veel voorwerk gedaan, de procedure loopt en kan in 6 maanden zijn afgerond, T: 31-12-2022
2. S: inlenen topstukken M: 31-12-2023 minstens 4 topstukken ingeleend van VORG A: aantrekkelijkheid voor bezoekers uit de regio vergroten R: afhankelijk van doel 1, besprekingen VORG lopen, T: 31-12-2023
3. S: exploitatie zonder verlies of interen op vermogen M: financieel resultaat groter dan 0, minstens 40 vrijwilligers, minstens 400 donateurs, blijvende huidige bijdrage gemeente A: voortbestaan en basis voor uitbreiding R: mits doelstelling 1 is behaald en er geen grote rampen gebeuren bewezen (verleden) haalbaar T: 31-12-2026

 
Subdoelen onder 3 worden uitgewerkt in achtereenvolgende jaarplannen.
 
Om het doel 3 te kunnen realiseren is het nodig om voldoende bezoekers te trekken. Daarvoor  is in 2018 een marketingstrategie ontwikkeld, die jaarlijks in een marketingactieplan met concrete acties wordt uitgewerkt.
 
Producten zijn:

• Museumbezoek individueel (incl. uitleg, optie koffie/gebak, optie routebeschrijving)
• Museumbezoek per groep (incl. uitleg, optie koffie/gebak, optie stadsgids)
• Stadswandeling (nu alleen per groep)

 
Deze producten worden al sinds de start van het museum in 2007 aangeboden. Verkoop van routebeschrijvingen, boeken en andere zaken in de museumwinkel wordt uitsluitend beschouwd als publieksondersteunende activiteiten. Daartoe behoort ook het presenteren van historische films/documentaires, historische foto’s in de beeldbank en begeleide toegang tot het collectiebeheersysteem in de ruimte Beeld&Geluid.
Een bijzondere uitvoering van museumbezoek per groep is het educatieprogramma, zie hiervoor het Educatiebeleid.
 
De museale kerntaken verwerven/afstoten, registreren, documenteren, digitaliseren, onderzoeken en beheer en onderhoud vallen onder het hoofdstuk ‘collectie’ en worden verder uitgewerkt in het Collectieplan.
De museale kerntaak presenteren wordt hier vooral ingevuld met tentoonstellen, zie hiervoor het presentatiebeleidsplan.
 
Collectie
 
Alles over de collectie, zoals samenstelling, verwerven en bewaren is beschreven in het collectieplan, opgesteld volgens de handleiding RCE (okt. 2021). Hieronder staan enkele highlights daaruit. Bij mogelijke tegenstrijdigheden is het collectieplan leidend, dat wordt elk jaar geactualiseerd. Voor afstoten van objecten wordt de LAMO-procedure gevolgd.
 
De collectie omvat ongeveer 2000 objecten, 90% is eigendom. Het overgrote deel is verzameld in de periode 1985-2004 door de Stichting Oudheidkamer Brederwiede en bij de opheffing daarvan overgedragen aan de Stichting die vanaf 2007 het huidige museum exploiteert. Al in 2007 en vervolgens in de periode 2016-2019 is veel ‘ontzamelt’. In 2019 is de overblijvende collectie geregistreerd. Ongeveer 40% wordt permanent tentoongesteld. Regelmatig worden er nog objecten aangeboden, alleen objecten die duidelijk voldoen aan de selectiecriteria worden geaccepteerd.
 
Selectiecriteria
Criteria voor opname in de collectie zijn:
- relatie met de geschiedenis van de Stad Vollenhove of  - in mindere mate - directe omgeving (Hoge Land van Vollenhove), via een gebouw, persoon, of  gebeurtenis, eventueel aangevuld met een voor Vollenhove relevante verdwenen bevolkingsgroep (o.a. adel) of kenmerkende verdwenen beroepsgroep (visserij, stadsboeren).
- datering van vóór 1955 (behalve voor relevant origineel beeldmateriaal en maquettes).

Publiek
 
Het museum richt zich vooral op mensen, die in het kader van een kort verblijf in de omgeving Vollenhove bezoeken. In de praktijk zijn het actieve senioren, ‘informatiezoekers’.
Daarnaast worden arrangementen voor groepen aangeboden, met als componenten museumbezoek met uitleg, een stadswandeling met een gids en koffie etc en/of lunch.
Zie verder het presentatiebeleid en het educatiebeleid.
 
Het museum onderscheid de volgende doelgroepen:

1. Dagrecreanten: boot / fiets / wandelaars / eters (geen cijfers beschikbaar)
2. Verblijfsrecreanten: campinggasten / hotelgasten/ bed&breakfastgasten / groepsaccommodatiegasten (geen cijfers beschikbaar)
3. Bevolking Vollenhove en directe omgeving (4500)
4. Bevolking Steenwijkerland / Zwartewaterland / Noordoostpolder (100.000)
5. Leerlingen basisscholen Steenwijkerland (groep 3 t/m groep 8, 20 scholen)
6. Verenigingen / families / bedrijven die een uitje organiseren (uit heel Nederland, geen relevante cijfers beschikbaar)
7. Reisorganisatoren (bustours algemeen [100] / gespecialiseerd in historie [2])
8. Locale horecaondernemers (5), regionale recreatieondernemers (200)

 
De gewenste omvang (realistisch gezien) en samenstelling van het publiek van het museum:

1. 1000 individuele betalende bezoekers (niet donateurs) per jaar voor de vaste opstelling (in 2019 500)
2. 30 groepen met gemiddeld 15 personen per jaar, waarvan tenminste 20 inclusief een stadswandeling
3. 500 donateurs die gemiddeld 1x per 2 jaar een bezoek brengen
4. 300 basisschoolleerlingen in groepsverband per jaar
5. 600 bezoekers kerstgroepententoonstelling

 
Het Stadsmuseum Vollenhove wil graag meer bezoekers, bij donateurs meer binding (vaker naar museum), en meer stadswandelingen met groepen en dan vooral  gecombineerd met een bezoek aan het museum. Door de grote wisselingen vanwege de lockdowns in 2020 en 2021 zijn in dit beleidsplan, over zo’n lange perioden geen realistische cijfers te geven voor een concrete doelstelling. Per jaar worden de acties om dit te bereiken verder uitgewerkt in een Marketingactieplan, aansluitend op het betreffende jaarplan. Daarin worden ook de actuele samenwerkingspartners beschreven. Relaties worden in ieder geval onderhouden met de gemeente Steenwijkerland, de stichting Weerribben-Wieden, de Belangenvereniging Vollenhove Stad en de Vollenhoofse Ondernemers Club.
 
Toeristen die Vollenhove individueel bezoeken blijken te hebben gekozen voor een (kort) verblijf in (de omgeving van) het nationaal park Weerribben-Wieden. Bezoekers vanuit Flevoland hebben vaak gekozen voor een bezoek aan het nabijgelegen Waterloopbos. Een thema oud land – nieuw land blijkt nergens meer actueel, promotie die de provinciegrenzen overschrijdt is door de hokjesgeest niet meer aanwezig. Promotie bij publiektrekkers zoals Museum Schokland (35000 bezoekers), Orchideeënhoeve of Waterloopbos blijkt weinig effect te hebben. Vergelijk daarmee het aantal bezoekers van Museum Giethoorn (20000), vooral dagrecreanten! Aansluiting bij de gebiedspromotie van Weerribben-wieden lijkt het meest profijtelijk. Dat wordt o.a. gerealiseerd via de website visitweerribbenwieden.com.
Sinds 2020 is de gebiedspromotie veranderd. Mede door het toeristisch beleid van de gemeente en de centrale aanpak via de stichting Weerribben-Wieden (het nationale park in het hart van de gemeente) vindt spreiding van de bezoekers door het hele gebied plaats – in plaats van concentratie op Giethoorn – en is er ook een actieve aanpak voor promotie van plaatsen als Vollenhove. Het museum sluit daar zo goed mogelijk bij aan en probeert een actieve rol te spelen. Er is geen specifieke city-marketing voor Vollenhove.
 
De meeste bezoekers in de afgelopen vier jaar brachten ongepland een bezoek aan ons museum. Ze vonden het via Google, doorverwijzing door de havenmeester, de informatieborden/wegwijzers of toevallig bij het bekijken van de historische binnenstad. Ook troffen ze onze folders bij de plaatselijke ondernemers.
In de afgelopen jaren is een eigen folder (en een poster) ontwikkeld die gretig aftrek heeft bij toeristen en recreatieve ondernemers. Daarin wordt vooral de relatie gelegd tussen de historische binnenstad (het ‘buitenmuseum’) en de collectie van het Stadsmuseum.
In het voorjaar worden de ondernemers in de buurt bezocht in het kader van relatiebeheer, voor verspreiding van folders en poster, en het gesprek aan te gaan met het doel een aantrekkelijk aanbod voor hun gasten te formuleren.
 
In de periode 2017-2022 zijn diverse marketingacties die realistisch leken uitgevoerd, maar spectaculair succes bleef uit. Adverteren levert een negatief rendement, bij benaderen van touroperators bleken Giethoorn en Schokland een te grote concurrent, locale horecaondernemers waren niet geïnteresseerd of bleken concurrenten. Free publicity in gespecialiseerde toeristische bladen is steeds aangegrepen maar leverde ook weinig op.
Plaatselijke en regionale bevolking wordt bereikt met persberichten, de jaarlijkse kerstgroepententoonstelling geeft wat spin-off maar de plaatselijke bevolking blijft ondanks alle inspanningen, al vanaf 2007, gewoon weg (op de donateurs na, overigens zo’n 10% van die bevolking!).
Introductie van een lezingenprogramma leverde wel wat spin-off op en zal worden doorgezet. Doelgroep daarvan zijn vooral bewoners van Vollenhove en directe omgeving.
 
Directe contacten met basisscholen blijken onvoorstelbaar weinig effect op te leveren. Alleen aanbod via het Cultuurmenu werkt. Voor leerkrachten zijn de leerdoelen rond erfgoed een onbetekenend detail in hun drukke werkzaamheden, zelfs bij de scholen in Vollenhove (vaak leerkrachten zonder binding met Vollenhove).
Directe benadering van historische verenigingen binnen een straal van 100 km bleek ook weinig resultaat op te leveren – nog het meest in de vorm van individuele bezoeken van mensen die locale presentaties van ons volgden.  De meeste groepen wisten ons te bereiken door de website en mond-op-mond-reclame via een lid van die groep. Overigens zijn in de coronapandemie veel groepsbezoeken niet doorgegaan, en lang niet alle bezoeken vinden alsnog plaats. Men is nog zeer terughoudend in het maken van nieuwe afspraken. Ervaringen van anderen, mogelijk vanuit de samenwerking in het Museumberaad van de gemeente Steenwijkerland, leiden mogelijk naar een effectieve marketingaanpak op dit gebied.
 
Internet speelt ook een belangrijke rol bij de beslissing van een verblijfsrecreant tot een bezoek aan het museum, vooral bij slecht weer. Het bedrijfsprofiel bij Google blijkt dan belangrijk, en in tweede instantie de eigen website. Er zijn geen cijfers bekend over de vermelding op de website van de regiepromotor (visitweerribben.com). Helder is in ieder geval dat al deze uitingen actueel, duidelijk en vindbaar moeten blijven. Extra aandacht zal er zijn voor de nieuwe evenementenkalender, een initiatief van de gemeente Steenwijkerland.
 
In de komende beleidsperiode zal vooral aandacht worden besteed aan die marketingactiviteiten die succesvol bleken. Daarnaast zal aandacht worden gegeven aan het promoten van groepsactiviteiten. Er zal steeds direct worden ingespeeld op de actualiteit, zoals activiteiten van anderen (fietstochten, historische jubilea zoals 1572, 1627 en 1825, Kastelendag, etc.) met eventueel een aangepast aanbod.
De ontwikkelingen rond het nieuwe museum in Steenwijk zullen worden gevolgd, en via het Museumberaad zo mogelijk worden bewerkstelligd dat promotie voor de andere musea in de gemeente ook een belangrijk onderdeel daarvan zullen vormen.

Bedrijfsvoering
 
o Huisvesting en veiligheid
 
De huisvesting is op zich prima in orde, in een vrij nieuw pand (1985) dat in 2007 goed en duurzaam is verbouwd voor het museum. Er is een goede beheersing van temperatuur, er zijn geen bijzondere maatregelen nodig voor vochtregulering. Er is een goed en regelmatig gecontroleerd brandmeldsysteem en inbraakbeveiligingssysteem (zowel voor intrede van buitenaf als camerabeveiliging voor objecten). De ontruimingssignalering is up-to-date, bezoekers kunnen ook auditief worden gewaarschuwd via de geluidsinstallatie.
Er is een invalidentoilet met alarmering. Alle publieksfuncties zijn op de begane grond. Er is een ingang geschikt voor rolstoelers, dat is ook aangegeven op de website.
Risico’s op incidenten van velerlei aard zijn geïnventariseerd en per soort calamiteit voorzien van de beste aanpak, preventief en correctief. Het resultaat is vastgelegd in een calamiteitenplan.
 
Het enige knelpunt is de locatie ten opzichte van de plek waar de meeste bezoekers Vollenhove binnenkomen, waardoor het aantal bezoekers mede afhankelijk is van de doorgeleiding vanaf die plek (haven). Mogelijk kan de ingang (buitenzijde) wat opvallender worden ingericht.
 
o Personeel en organisatie
 
De organisatie bestaat uit een actief meewerkend bestuur en een groep van plm. 40 vrijwilligers, deels ingedeeld in werkgroepen. De werkgroepen opereren zelfstandig maar hebben een linking pin met het bestuur in de vorm van minstens één bestuurslid als volwaardig lid van die werkgroep.
De actuele organisatie is vastgelegd in een document dat voor iedereen beschikbaar is
 
Maatregelen op het terrein van scholing en arbeidsomstandigheden: het museum organiseert jaarlijks een inhoudelijke (herhalings)training voor tenminste de gastheren/vrouwen en stadsgidsen op het gebied van inhoud (collectie, verhalen) en vorm (omgang met publiek, calamiteitenbeheersing, ethische code / GCC).
Alle voor de uitvoering van belang zijnde procedures en aanwijzingen zijn opgenomen in een fysiek handboek, dat direct beschikbaar is aan de balie en digitaal op de baliecomputer. Bij het inwerken van nieuwe vrijwilligers wordt dit handboek gehanteerd.
 
Alle zaken met betrekking tot de vrijwilligers zijn vastgelegd in het vrijwilligersbeleid. Bij werving wordt ook het beleid op het gebied van diversiteit en inclusiviteit toegepast. Er is een vertrouwenspersoon aangewezen voor alle soorten problemen die vrijwilligers ondervinden, inclusief tegenstrijdige belangen en onethisch gedrag.
 
o Automatisering
 
In de afgelopen beleidsperiode is veel aandacht geweest voor modernisering van de computerapparatuur, camerabewaking en toegankelijkheid van informatie
De volgende activiteiten hebben nog aandacht nodig:
 

1. goede documentatie van configuratie en beheer,
2. gebruik van de eigen website en beeldbanken voor en door medewerkers,
3. e-mailnieuwsbrieven naar donateurs, medewerkers en belangstellenden,
4. de inzet van beschikbare apparatuur voor informatievoorziening per deelcollectie  aan bezoekers

 
o Verzekeringen
 
Er zijn geen veranderingen nodig of gewenst in de risicodekking door middel van verzekeringen. Zie hierover ook het collectieplan.
 
o Financiën en begroting
 
Het meerjarenbeleid wordt elk jaar uitgewerkt in een jaarplan met bijbehorende doelstellingen en begroting.  Daarbij worden de resultaten van het jaar daarvoor geëvalueerd en gebruikt.
In deze beleidsperiode zijn geen grote investeringen voorzien, tenzij er iets fundamenteel veranderd in de toepassing van zonnepanelen. Nieuwe of bijzondere zaken zullen zoveel mogelijk in projectvorm worden gegoten, waarvoor subsidie bij (o.a.) de gemeente kan worden gevraagd.
 
Continuïteit
 
Dit beleidsplan gaat over de eerstvolgende vier jaar. Wil het Stadsmuseum aan het einde van die vier jaar nog bestaan, moet op korte termijn (doelstelling: eind 2022) de erkenning als museum zijn gerealiseerd. Het percentage mensen dat op de drempel van het museum afhaakt vanwege de onbruikbaarheid van hun museumjaarkaart is de afgelopen jaren dusdanig gestegen dat hiermee het bestaansrecht in gevaar komt. Bovendien zal de druk van de Gemeente Steenwijkerland, die bezig is met een eigen nieuw professioneel museum in Steenwijk, t.a.v. die registratie verder toenemen – en zonder de gemeentelijke subsidie wordt sluitende exploitatie van het museum op termijn heel problematisch.
Mede hierom is hoofddoelstelling 1 (zie daar) geformuleerd.
 
De stimulering van toeristische activiteiten in het gebied en de coördinatie daarvan zijn inmiddels wel zodanig verbeterd dat het aantal toeristen dat Vollenhove bezoekt dit jaar mogelijk weer op het peil van 2019 terug komt en hopelijk verder stijgt. Het probleem van de locatie is nu deels opgevangen door het verleggen van de fietsknooppuntenroute die nu langs het museum voert en het actualiseren van de bewegwijzering voor voetgangers.
Beleid hieromtrent is verwoord binnen de marketingstrategie en wordt jaarlijks uitgewerkt in een marketingactieplan.
 
Een bedreiging op het gebied van de deelmarkt ‘educatie’ is nieuwe concurrentie in Vollenhove door het tot stand komen van de Botterwerf, waardoor de samenwerking met Stichting ’t Skutien zal veranderen en minder scholen ons ‘product’ gaan afnemen. Verder is het museum afhankelijk van zowel het Cultuurmenu (voor opnemen van ons aanbod) en de individuele scholen (voor acceptatie van ons aanbod). Bij het Cultuurmenu is desinteresse, bij de scholen weinig motivatie voor afreizen naar Vollenhove.
Beleid hierin is verwoord in het educatiebeleid, blijven bieden van een voor iedereen aantrekkelijk aanbod.
 
De grootste bedreiging is de afnemende bereidheid bestuurslid of anderszins vrijwilliger te worden bij het Stadsmuseum. Een algemeen probleem bij verenigingen en stichtingen, iedereen put uit dezelfde verzameling pas-gepensioneerden en de bereidheid van jongeren / werkenden is uiterst laag. Bij het Stadsmuseum ligt de pijn bij het bestuur – een directe bedreiging voor de continuïteit - en bij gastheren/gastvrouwen: een probleem om zes dagen per week open te blijven. Door de lockdowns in de coronaperiode en het geringe aantal bezoekers in de schaarse perioden dat het museum open kon zijn, zijn vrijwilligers afgehaakt.
Beleid is het voortdurend blijven speuren naar mogelijke bestuursleden, een taak voor alle zittende bestuursleden. Vrijwilligers worden aangespoord positieve ervaringen te delen in hun omgeving. Er is aangesloten bij de mogelijkheden van de Gemeente Steenwijkerland op het gebied van vrijwilligerswerving. Zie verder het vrijwilligersbeleid.
Hiervoor is bij hoofddoelstelling 3 het aantal van tenminste 40 vrijwilligers per 31-12-2026 opgenomen.
 
Tenslotte is het voor de continuïteit nodig om voldoende donateurs over te houden. De minimale jaarlijkse donatie is al een aantal jaren opzettelijk niet verhoogd om afhaken van donateurs te voorkomen. Desondanks verdwijnt jaarlijks 3%, vooral door overlijden. Het donateurbestand vergrijst.
In de marketingstrategie wordt dit onderkend, in elk marketingactieplan zal hierover een actiepunt worden opgenomen. Hiervoor is bij hoofddoelstelling 3 het aantal van tenminste 400 donateurs op 31-12-2026 opgenomen.
 
In de afgelopen periode is het collectiebeheer, mede door aansluiting bij het Genootschap ZCBS, dusdanig verbeterd en aantrekkelijk geworden dat nieuwe vrijwilligers zijn aangehaakt op het gebied van onderzoek en kennisverwerving, en is borging van de verworven kennis voldoende gerealiseerd. Gebruik van het collectiebeheersysteem door de gastheren/gastvrouwen blijkt te werken, met name bij het beantwoorden van vragen van bezoekers.
 
In de jaarlijkse uitwerking van het beleid in een jaarplan vindt ook een risico-analyse plaats op de in de GCC-toolkit benoemde domeinen (strategisch, governance, financieel en operationeel) plus de categorisering op basis van kans en impact.
Gezien de staat van de huidige huisvesting en financiën (balans en positieve exploitatie) ligt hier voorlopig geen risico. Ook operationeel is het risico laag, een (niet te verwachten) grote daling van beschikbare vrijwilligers kan worden opgevangen met verminderde openstelling.
Grootste risico’s liggen in de statusverwerving als erkend museum (strategisch: kleine kans, grote impact), de houding van de gemeente (strategisch: kleine kans, grote impact) en de afnemende bereidheid om zitting te nemen in een bestuur (governance: kleine kans, grote impact).
 
Samenvatting
 
Het Stadsmuseum Vollenhove zal zich in de komende jaren beperken tot een goed beschreven en beheerde collectie die aantoonbaar belangrijk is voor Vollenhove en directe omgeving. Het richt zich op de (min-of-meer) toevallige bezoeker van Vollenhove, die met een toegenomen marketinginspanning moet worden verleid naar het museum te komen. Daarnaast wordt het donateurbestand gekoesterd. De huisvesting is goed, op de locatie na. Qua automatisering is het vooral zaak te oogsten uit eerder gedane investeringen.
De kwaliteit van het gebodene kan nog stijgen indien meer ‘topstukken’ kunnen worden verworven, en met toename van de inhoudelijke kennis van de gastheren/vrouwen over voorwerpen en historie.
 
Relatie met andere documenten
 
Het beleidsplan leunt op de Statuten van de stichting.
Elk jaar wordt er op basis van dit beleidsplan een jaarplan en een marketingactieplan gemaakt, uit te voeren in dat jaar. Op basis daarvan en van de exploitatierekening van het afgelopen jaar (onderdeel van het jaarverslag) wordt een begroting opgemaakt voor datzelfde komende jaar en opgenomen in het jaarplan.
Ook het collectieplan, het informatieplan, het presentatiebeleid en het educatiebeleid zijn gebaseerd op dit beleidsplan en worden elk jaar geactualiseerd. Een uitwerking van het collectieplan is het registratieplan, in eerste instantie bedoeld voor het opzetten van het collectiebeheersysteem maar nu elk jaar geactualiseerd op basis van de stand van zaken, het collectieplan en het informatieplan.
Alle genoemde documenten zijn dus uitwerkingen en actueler dan het vastgestelde beleidsplan, dat pas aan het einde van de aangegeven periode wordt bijgesteld. Er wordt gebruik gemaakt van voortschrijdend inzicht en ingespeeld op gebeurtenissen in en buiten het museum.
 
Het Veiligheidszorgbeleid  (met calamiteitenplan, ontruimingsplan en instructie 'alleen werken'), Vrijwilligersbeleid en beleid t.a.v. Inclusie & toegankelijkheid zijn doorlopend geldig maar worden direct geactualiseerd naar aanleiding van incidenten of bestuursbeslissingen.
 
Het bestuur werkt op basis van de Statuten en het Huishoudelijk reglement van de stichting, de ethische code voor musea en de Governance Code Cultuur, waarvan de invulling in een separaat document is vastgelegd en gepubliceerd op de website.
Het organisatieschema, met daarop per functiegebied en werkgroep namen van verantwoordelijke personen, wordt jaarlijks geactualiseerd en tussentijds indien veranderingen optreden. Procedures zijn vastgelegd in het Handboek Vrijwilligers.
Incidenten worden vastgelegd en gecommuniceerd via het logboek op de balie.

Laatst bijwerkt op 19-4-2022