Jaarplan Stadsmuseum Vollenhove 2024
 
Inleiding
 
Dit jaarplan is een uitwerking van het beleidsplan 2022-2026 van het Stadsmuseum Vollenhove. Het gaat om de stichting, die in 2005 onder een heel lange naam is ingeschreven. Het gebouw, geopend in 2008 door deze stichting, werd ‘Cultuur Historisch Centrum’ gedoopt, inmiddels veelal afgekort tot CHC. De naam CHC is in 2019 verdwenen van alle uitingen, waaronder de gevel. De naam is nu Stadsmuseum Vollenhove. Tegelijkertijd is er toegewerkt naar de erkende museumstatus, die we in 2024 hopen te bereiken. Het collectieplan is operationeel, evenals het vrijwilligersbeleid, het veiligheidsbeleid en alle andere zaken die zijn vastgelegd om aan te tonen dat we voldoen aan de Museumnorm .
 
Aanbod
 
In 2024 zal het aanbod zijn:
-       De vaste expositie. De entreeprijs blijft € 5, met € 1 korting voor museumjaarkaarthouders.
-       een kerstgroepententoonstelling in december en begin januari. Entree idem, donateurs € 4.
-       Wisselexposities in Beeld&Geluid, zoveel mogelijk door plaatselijke verenigingen en kunstenaars. In juni richt de VVVV opnieuw een expositie over het corso in, die te zien is tot eind augustus. In september en oktober zullen stukken uit het depot worden getoond.
De openstelling op de laatste dinsdag in de zomermaanden wordt gecontinueerd, inclusief een stadswandeling voor ‘opstappers’. Dit laatste wordt uitgebreid met de tweede zaterdag en de derde donderdag van die maanden.
Verder worden zowel in april als in oktober, de maand van de geschiedenis, opnieuw enkele lezingen aangeboden (deelname € 6). Kondschap zal hier in maart en september aandacht aan geven, evenals aan het aanbod voor nieuwe donateurs en de kerstgroepententoonstelling. Het aanbod van films op het beeldscherm in de ruimte Beeld en Geluid zal worden aangescherpt met verbeterde en ingekorte opnamen vanuit het digitale archief, de fotobeeldbank zal worden aangevuld met foto’s uit het archief van Kondschap.
Toegankelijkheid voor mensen met een visuele beperking zal worden vergroot door handouts voor de tentoonstelling te maken met teksten in grote letters en een hoog contrast.
 
Collectie
 
De collectieregistratie (inclusief digitalisering) is gereed. Het gaat nu om voortdurend onderhoud, waakzaamheid op en aanvulling van de beschrijvingen, vooral van de belangrijkste voorwerpen. De leden van de tentoonstellingscommissie hebben de vaste taak om hun deel van de collectie regelmatig te controleren op (juiste) registratie en zo mogelijk informatie toe te voegen. In bijeenkomsten in januari en maart van de tentoonstellingscommissie zal opnieuw kritisch worden bekeken of er wisselingen van en naar het depot moeten plaatsvinden.
Selectie van af te stoten voorwerpen blijft doorgaan.  Herbestemming zal in eerste instantie gaan via collega-instellingen in de regio. De LAMO-procedure wordt gevolgd, het gaat hierbij om objecten met een lage of helemaal geen erfgoedwaarde. Ook het aantal opgeslagen rekwisieten zal worden verminderd.
Het lichtplan wordt verder in werking gebracht, waarbij vooral naar kleur van LEDs wordt gekeken.
Beschikbare rapporten over bodemvondsten die worden getoond in de collectie zullen worden verwerkt in het registratiesysteem, met koppelingen naar fotoreportages in de fotobeeldbank. Daarnaast zal onderzoek worden gedaan in het provinciale archeologische depot, met het doel te komen tot (permanente) bruiklenen van bodemvondsten uit Vollenhove. Objecten in andere museadepots met een relatie met Vollenhove, met name  Leiden en Arnhem, kunnen pas worden geleend na verwerving Museumstatus. Van historisch beeldmateriaal zal uit kostenoverwegingen (verzekering) een replica worden vervaardigd.
 
Educatie
 
Deelname aan het Cultuurmenu voor het schooljaar 2024-2025 lijkt vanwege het beleid van het Cultuurplatform beperkt te worden tot één project en dan resulteren in een uiterst beperkt  aantal scholen. We hebben daarnaast te maken met een toenemende concurrentie van andere aanbieders en zijn grotendeels afhankelijk van het Cultuurplatform voor selectie. Het aanbod, in de vorm van drie projecten, wordt gecontinueerd. Projecten, die bij het Cultuurmenu zijn of worden geweigerd, zullen zelfstandig aan scholen in de directe omgeving worden aangeboden.
 
Arrangementen en stadswandelingen
 
Het cateringaanbod is inmiddels uitgebreid met soep en tosti’s en wordt gecontinueerd.
Een stadswandelingarrangement voor kleine groepen wordt gecontinueerd, en ook als cadeau gepromoot. In de zomermaanden wordt opnieuw op de laatste dinsdag van de maand een stadswandeling voor ‘opstappers’ aangeboden, en nu ook op de tweede zaterdag en derde donderdag van de maand.
 
Marketing
 
Het Stadsmuseum leunt vooral op individuele bezoekers van buiten Vollenhove, toeristen, vaak dagjesmensen. De folder voldoet nog steeds, maar moet op termijn worden opgefrist met nieuwe foto’s en nog meer uitnodigen tot een bezoek. Foto’s in de presentatie op het beeldscherm in de entree  en bij de havenmeester zijn geactualiseerd. Folders bij regionale horeca- en recreatiebedrijven en andere attracties zijn belangrijk maar doorverwijzing vanaf de haven (vanwege de locatie in de ‘verlaten’ Bisschopsstraat) is essentieel. In 2024 moet opnieuw inspanning worden gericht op de samenwerking met de havenmeester of soortgelijke (gemeente)functionaris, gestreefd wordt om officieel informatiepunt te worden van NP Weerribben-Wieden.  
Zowel persoonlijke doorverwijzing als de juiste informatie op alle aanwezige informatieborden en wegwijzers moeten de conversie van bezoeker van Vollenhove naar bezoeker van het stadsmuseum vergroten. Dit zal ook moeten worden bekeken en geoptimaliseerd vanuit de Grote en Kleine Kerk, als die open zijn voor publiek.
Deelnemers aan lezingen komen vaak voor de eerste keer in het Stadsmuseum en zijn verrast door het aanbod – waar ze op dat moment nauwelijks naar kunnen kijken. Opnieuw benaderen van hen via e-mail voor een bezoek aan de tentoonstelling, en aan andere lezingen, kan extra bezoekers en donateurs opleveren.
In voorbereiding is het verbeteren van de uitstraling van ons pand met afneembare banieren aan de voorkant, verbeteren aanzicht etalages met teksten en logo, en screens op de schuifdeur aan de zijkant. Dit mogelijk in combinatie met verduurzaming, zoals zonwering aan zijraampjes en schuifdeur.
Deze en andere marketinginspanningen worden verder uitgewerkt in het marketingactieplan 2024. De bestaande PR-activiteiten naar de media worden onverminderd voortgezet, evenals de rechtstreekse PR via website en Facebook.
Acties om aan meer donateurs te komen moeten worden uitgebreid, zoals werving (ook met kortingsacties) op straat bij evenementen, bijvoorbeeld rond het corso.
 
Ondersteunende activiteiten
 
Het aanbod in de museumwinkel blijft beperkt tot die artikelen die daadwerkelijk ‘lopen’, met extra aandacht voor nieuwe en oude nummers van Kondschap en de ‘eigen’ boekjes. Bij lezingen moet het winkelaanbod en dat voor nieuwe donateurs extra worden gepromoot.
 
De koffiehoek wordt bij goed weer uitgebreid met een terrastafel met kussentjes en parasol, en een uitnodigend openstaande schuifdeur. Met name fietsers worden hier uitgenodigd hun fiets te stallen bij een bezoek aan het museum en een wandeling door Vollenhove. De ‘achteringang’ kan bij goed weer ook gewoon als ‘ingang’ dienst doen – met name voor fiets(parkeerd)ers. Het is wel zaak om de aandacht van de dienstdoenden te laten verdelen over beide ingangen (dankzij de verklikkerbel). Intern moet nadrukkelijker worden gewezen op het belang van inkomsten uit de koffiehoek, waarbij ook de boekenverzameling een positieve rol kan spelen. Titels en beschrijvingen zijn via de beeldbank op internet toegankelijk, zowel thuis als in het museum. Via de website zal hier extra promotie voor worden gemaakt.
Op maandagmorgen wordt de mogelijkheid aangeboden individuele ondersteuning te krijgen bij het verzamelen van historische gegevens over de eigen familie.
 
Organisatorische activiteiten
 
Ook dit jaar wordt aandacht gegeven aan praktische werking van de Governance Code Cultuur, het veiligheidsbeleid en het calamiteitenplan. Belangrijkste activiteiten zijn nu het up-to-date houden van alle documenten en het in voorjaar en najaar trainen van medewerkers. Alle documenten zijn hiervoor ook via de website toegankelijk.
Uiterlijk aan het einde van het eerste kwartaal wordt het jaarverslag gepubliceerd.
Het handboek voor dienstdoende gastheren/-vrouwen, dat ook online beschikbaar is (thuis en in het museum) wordt regelmatig onderhouden en zal opnieuw onder de aandacht wordt gebracht. Incasso van donateurbijdragen en administratie van donateurs zal worden verbeterd en vastgelegd. Door aanschaf van nieuwe software wordt de boekhouding gestroomlijnd.
Na erkenning als museum zal de aanvraag volgen voor het lidmaatschap van de Museumvereniging, en daarna ook de aanvraag worden gedaan voor meedoen aan het systeem van de museumjaarkaart.
Er wordt verder gewerkt aan het vastleggen en overdragen van kennis van uittredende functionarissen, bijvoorbeeld over installaties en onderhoud. Ook moet opnieuw aandacht worden gegeven aan documentatie van de automatisering.
 
Vrijwilligersbeleid
 
Gastheren/-dames zullen uitdrukkelijk worden uitgenodigd om extra (historische) kennis (over voorwerpen in de collectie) op te doen en/of taken in het collectiebeheer(systeem) uit te voeren. Ze kunnen daarvoor uitleg of begeleiding krijgen. Dat geldt ook voor het gebruik van de voorzieningen in Beeld en Geluid.
Van elke vrijwilliger wordt verwacht de veiligheidsmaatregelen en andere operationele zaken uit het Handboek uit te kunnen voeren. Ze worden ook uitdrukkelijk aangemoedigd de mogelijkheid om wat te drinken of te eten in de koffiehoek aan te bevelen.
De communicatie met de vrijwilligers blijft aandacht krijgen door nieuwsbrieven en zo mogelijk intensiever e-mailgebruik (bijvoorbeeld uitnodigingen voor de lezingen). De manier waarop, bijvoorbeeld het gebruik van de eigen mailserver, zal opnieuw worden bekeken.
Aan het begin van het nieuwe jaar zal een gezellige bijeenkomst met alle vrijwilligers worden gehouden, waarbij enkele vrijwilligers in het zonnetje zullen worden gezet en afscheid zal worden genomen van inmiddels vertrokken vrijwilligers. Daarnaast zal eind maart, voor de opening van het nieuwe seizoen, een bijeenkomst worden georganiseerd voor het onder de aandacht brengen van alle veiligheidszaken (inclusief gebruik van het logboek), GCC / ethische code, inclusie/toegankelijkheid en diverse beleidszaken – in feite een niet-vrijblijvende herhalingstraining. Uitleg van het beleid en de daaruit voortvloeiende acties wordt verder zoveel mogelijk individueel gedaan zodra men dienst doet als gastheer/-vrouw, door meelopende of dienstdraaiende bestuursleden.
Werving van nieuwe vrijwilligers zal opnieuw plaatsvinden vanuit het donateurbestand, vanuit de bestaande vrijwilligers en via VIP Steenwijkerland en Noordoostpolder.
 
Automatisering
 
De website zal in 2024 nog meer moeten worden gebruikt voor communicatie met donateurs. Vrijwilligers blijven in staat gesteld ook thuis inzage te krijgen in het collectiebeheersysteem voor foto’s, om zo mee te werken aan betere beschrijvingen.
Het informatiebeleid moet opnieuw worden geëvalueerd. Er wordt nieuwe boekhoudsoftware aangeschaft met een betere koppeling naar de bank, en donateursadministratie.
 
Onderzoek
 
Eén van de criteria voor goed museaal handelen, basis van de museumnorm, is het doen van onderzoek en het overdragen van de resultaten. Inmiddels zijn er twee vrijwilligers die onderzoek kunnen en willen doen. Getracht wordt de onderzoeksfunctie uit te breiden met meer vrijwilligers, mogelijk door concrete onderzoekstaken te formuleren. De overdrachtsfunctie is met artikelen in Kondschap gerealiseerd, aangevuld met lezingen.
Onderzoeksresultaten worden vastgelegd in het collectiebeheersysteem.
 
Samenwerkingsverbanden
 
Deelname aan het ‘gereactiveerde’ Museumberaad wordt voortgezet. Wellicht kan vanuit dit platform ook aan meer en betere marketing worden gewerkt, in het verlengde van het gemeentelijk beleid voor spreiding van toeristen.
Het contact met de VORG zal worden uitgebouwd. Contacten met Collectie Overijssel lopen moeizaam en hebben in 2024 opnieuw extra aandacht nodig. Met het plaatselijke departement van ‘het Nut’ blijft worden samengewerkt. Het voor ons zo belangrijke Cultuurmenu blijft extra aandacht nodig hebben. Voor marketingdoeleinden is de organisatie van NP Weerribben-Wieden belangrijk, maar blijft in de praktijk beperkt tot de promotiemogelijkheden via de website visitweerribbenwieden.com. Samenwerking met de werkgroep recreatie en toerisme van de Belangenvereniging Vollenhove Stad, zoals voor het laatst in 2021, moet worden uitgebreid. Helaas is er weinig terechtgekomen van samenwerking met de VOC, in 2024 zullen opnieuw contacten worden gelegd.
Tenslotte is samenwerking nodig met de opvolger van de Stichting Waterrecreatie Steenwijkerland vanwege informatievoorziening vanuit het havenkantoor.
MijnStadMijnDorp, het internetproject van Collectie Overijssel (de nieuwe naam van het HCO), blijft ook in 2024 samenwerkingspartner door publicatie van een beperkt aantal oude artikelen van Kondschap.
Een werkgroep die zich bezig houdt met de historie van boerderijen in de streek blijft gefaciliteerd worden met een online beeldbank, die op termijn een extra aanbod vormt voor onze donateurs en bezoekers.
Er zal als lid van een externe werkgroep worden samengewerkt aan de invulling van Open Monumentendag.
 
Huisvesting
 
De huidige huisvesting voldoet goed. Registratie van temperatuur en vochtigheid, voor de Museumnorm, geeft wel aanleiding tot voorzichtigheid m.b.t. open deuren en ventilatiemomenten. Het systeem is zowel voor de vaste tentoonstelling (beneden, warmtepomp en ventilatie, met warmteterugwinning) als boven (CV voor depot) toereikend, mits de ruime museumnormen worden gehanteerd (max. luchtvochtigheid 60%) en goed gebruikt. Onderdelen van de installatie zullen in 2024 worden vervangen, waarbij mogelijk ook het automatisch regelen van de ventilatie wordt meegenomen (tijdschakeling, lage ventilatie alleen tijdens gebruiksmomenten). Verder wordt onderzocht of er ook zonder de CV kan worden gewerkt. Dit alles als onderdeel van verduurzaming, waarbij ook zonnepanelen een rol spelen. Hiervoor is gemeentelijke toestemming maar ook ondersteuning met subsidie van belang. Er zal een nulmeting in de vorm van een energiescan plaatsvinden, de aanbevelingen zullen deels in 2024 worden uitgevoerd ten laste van de reserves, deels in de begroting van 2025 worden opgenomen. Hierbij ook een mobiele luchtontvochtiger voor de tentoonstellingsruimte en een dag/nacht/7x24uurs-thermostaat voor de depotruimte (CV).
De wisseltentoonstellingen zullen uitsluitend plaats vinden in Beeld en Geluid, de koffiehoek en entree.
Af te stoten onderdelen van de collectie blijven in depot of collectie tot moment van afstoten en worden niet tijdelijk elders in het gebouw gestald.
 
Routebeschrijvingen
 
Alleen de ‘monumentenroute’ is overgebleven, maar wordt opnieuw aangevuld met een verbeterde route over het hoge Land. Routes moeten beginnen en eindigen bij het museum. Streven is optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de gesponsorde software ‘Routemaker’, en daar ook horecaondernemers langs de route in te betrekken. De twee routes die nu in Routemaker zitten, moeten worden geactualiseerd. Er zal een route langs de ‘kunstwerken’ in Vollenhove worden ontwikkeld.
Ook zal worden gekeken naar een historische fietsroute in de omgeving.
 
Donateurs
 
In 2024 zal er zowel in het voorjaar als in het najaar een avond voor donateurs worden georganiseerd, eventueel ook toegankelijk voor andere relaties. Doel is behoud maar ook werving. Nodig hiervoor is een goede communicatie, liefst per e-mail, want Kondschap is te ‘traag’ (lange voorbereidingstijd, waarin veel kan veranderen). Ook bezoek aan het museum gedurende openingstijden kan worden gepromoot, bijvoorbeeld met een mailing met o.a. nieuwe objecten en als onderwerp ‘We missen u…’.
 
Open Monumentendag, Maand van de Geschiedenis en andere publieksevenementen
 
Het museum zal zich qua openingstijden zoveel mogelijk aanpassen bij locale evenementen, maar niet gratis toegankelijk zijn. Deelname aan de organisatie van publieksevenementen zal alleen plaatsvinden indien er een duidelijk belang voor het museum kan worden aangegeven, of kennis van het museum benodigd is.
 
Voor het kunnen uitvoeren van dit jaarplan is de volgende begroting opgesteld:
 

 
De uitvoering van de museale kerntaken is als volgt verwerkt in de begroting:
- verwerven/afstoten: verwerven gaat in principe via schenking of bruikleen (zonder kosten), afstoten gaat via de LAMO-procedure en zal pas plaatsvinden wanneer dat kosteloos kan. Voor verwerven van objecten die binnen de collectie passen en van tenminste gemiddelde historische en informatieve waarde zijn, in goede toestand verkeren en waarvan de herkomst volledig bekend is, is op de balans een budget gereserveerd. Aankoop vindt plaats als een project, via het bestuur.
- collectiebeheer = registreren, documenteren, digitaliseren, beheer: de kosten van het collectiebeheersysteem bestaan uit lidmaatschapskosten en hostingkosten. Voor onderhoud en kleine kosten is de begrotingspost voldoende.
- onderzoeken is vrijwilligerswerk en vindt vooral via internet plaats. Overige kosten zijn uitsluitend reiskosten en vallen onder de algemene noemer reiskosten.
- presenteren: fysiek = tentoonstellen, digitaal = de kosten van het collectiebeheersysteem en posten die onder de noemer ICT vallen.
- educatie: apart begroot.
 
Voor een voorzichtige vooruitblik naar de komende jaren is de volgende raming opgesteld: