Jaarverslag 2023 van het Stadsmuseum Vollenhove
 
Inleiding
Het Stadsmuseum Vollenhove is de naam die de Stichting Behoud Kunst en Cultuur “Land van Vollenhove”, opgericht op 20-12-2005 hanteert voor het museum dat vanaf 2007 wordt geëxploiteerd op het adres Bisschopstraat 36 in Vollenhove. Deze voor bezoekers duidelijker naam kwam in de plaats van de jarenlang gehanteerde werknaam Cultuur Historisch Centrum (Land van) Vollenhove of Stadsmuseum, die nog wel wordt gehanteerd in het ANBI-register van de Belastingdienst en bij de Kamer van Koophandel.
Het Stadsmuseum Vollenhove is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, dat ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling.
 
Bestuur
Het stichtingsbestuur werkt volgens het bestuur-model. Bestuursleden zijn onbezoldigde vrijwilligers die op persoonlijke titel zitting hebben en professioneel besturen vanuit hun eerder verworven competenties. Vier van de vijf huidige bestuursleden zijn gepensioneerd en hebben geen bezoldigde nevenfuncties. Het Stadsmuseum past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur 2019 toe. Aanpassing van de statuten op het afwijkende punt van 3 naar 2 bestuurstermijnen is in 2022 voorbereid en door het bestuur in maart 2023 geaccordeerd. Er is geen sprake geweest van andere belangen dan m.b.t. de uitvoering van het beleid, visie en missie van het oude beleidsplan 2018-2023 van het Stadsmuseum, dus geen conflict in belangen of enige vorm van belangenverstrengeling. Er zijn geen andere rechtspersonen betrokken bij beleidsvorming of uitvoering van het beleid.
Het Stadsmuseum heeft ook in 2023 regelmatig communicatie en afstemming gezocht met haar belanghebbenden, waaronder medewerkers/vrijwilligers, donateurs, bezoekers, sponsoren, lokale gemeenschap, gemeente, scholen, Museumberaad. De communicatie en afstemming was er in verschillende vormen. Hierbij kunnen we terugkijken op twee (interactieve)samenkomsten voor donateurs; een uitje, een nieuwjaarsbijeenkomst, een drietal bijeenkomsten en een workshop over het omgaan met museale voorwerpen voor medewerkers/vrijwilligers. Ook zijn in het voorjaar en najaar een aantal lezingen rond de geschiedenis van Vollenhove gepresenteerd. Er zijn overlegmomenten geweest met gemeente, Museumberaad, lokale gemeenschap (o.a. rond OMD). Scholen zijn benaderd via het Cultuurmenu van de gemeente Steenwijkerland, maar ook op eigen initiatief door de werkgroep educatie. Binnen het Cultuurmenu zijn vanuit het Stadsmuseum drie educatieprojecten aangeboden waarvan er twee geplaatst zijn.
In de drie zomermaanden zijn de openingstijden met een extra middag verruimd en de bezoeker kon op deze extra middag (op twee momenten) deelnemen aan een opstap-stadsrondleiding. Hier is veelvuldig gebruik van gemaakt.
Andere communicatiemiddelen waren de nieuwsbrief en het kwartaalblad voor donateurs en medewerkers/vrijwilligers, de website van het museum, de folder van het museum, persberichten in diverse media en berichten op social media.
Binnen de (personele) mogelijkheden van het museum bestaat er naar het oordeel van het bestuur een afdoend systeem van interne controle en functiescheiding.
Financiële transacties worden nauwkeurig vastgelegd en gecontroleerd. Dit omvat het scheiden van taken, zoals het verwerken van betalingen, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, en het opstellen van financiële overzichten. Regelmatige controles van financiële documenten (zoals facturen, bonnen en bankafschriften) helpen om fouten of onregelmatigheden op te sporen. Een aantal vrijwilligers heeft toegang (is geautoriseerd) tot meer informatie, digitaal  en fysiek archief. Het Stadsmuseum heeft een vrijwilligersbeleid en hanteert de Ethische gedragscode voor musea, de Fair Practice code en de Code Diversiteit & Inclusie. Ook is er een vertrouwenspersoon aangesteld.
In 2023 is er geen contact gezocht met de vertrouwenspersoon.
 
Het bestuur bestond in 2023 uit:
Voorzitter:  Henk van Heerde (sinds 19-4-2017, de tweede termijn eindigt 19-4-2025). Nevenfuncties: onbezoldigd gids Museum Schokland, voorzitter straatnaamcommissie gemeente Steenwijkerland met vacatievergoeding.
Secretaris: Teo Mintjes (sinds 16-11-2010, de derde en laatste termijn eindigde 16-11-2022, met een jaar verlengd conform de statuten art. 4 lid 4). Penningmeester ad-interim. Geen nevenfuncties.
Lid: Harry Postma (sinds 1-2-2019, tweede termijn eindigt 1-2-2027).
Nevenfunctie: onbezoldigd museumgids Museum Nagele.
 
Lid: Miriam de Boer (sinds 12-3- 2020, eerste termijn eindigt 12-3-2024).
Nevenfunctie: onbezoldigd voorzitter huurdersvereniging Zwartewaterwiede.
 
Lid: Gert Tukker (sinds 15-12-2022, eerste termijn eindigt 15-12-2026).
Geen nevenfuncties. Werkzaam in het bedrijfsleven, niet gerelateerd aan de erfgoedsector.
 
 
Uitvoering jaarplan 2023

In dit jaarverslag zijn de onderdelen verwerkt van het jaarplan 2023 van het Stadsmuseum Vollenhove.

Museumstatus 
De audit heeft plaatsgevonden in mei 2023 en geleid tot aanpassingen in het veiligheidsbeleid (o.a. maatregelen tegen schade door insecten, extra BHV bij evenementen, maandelijkse checklijst door dienstdoenden) en collectiebeheer (training hanteren, hulpmiddelen stofvrijhouden, hanteren lichtcondities). Alle documenten staan online, ook het handboek voor dienstdoenden. Op 22 december 2023 is de bevestiging afgegeven van de positieve voltooiing van het toetsingstraject en is het certificaat ontvangen.
Educatie  
In het Cultuurmenu 2022/2023 was opgenomen het project “Het mysterie van 1572”. Dit is uitgevoerd in het voorjaar van 2023 voor acht groepen basisschoolkinderen, in totaal 184 kinderen.
Naast de acht scholen die in het voorjaar van 2023 hebben deelgenomen aan het project “Het mysterie van 1572” hadden voor 2023/2024 voor het project “Kastelen in Vollenhove” zeven scholen ingeschreven. Dit is uitgevoerd in het najaar van 2023 voor 165 kinderen. Voor het project “Durgerdammers”, uit te voeren in het voorjaar van 2024 hebben vijf scholen ingeschreven. Het project “Kerst in Vollenhove” is helaas door geen enkele  groep basisschoolkinderen bezocht. Om praktische redenen is de uitvoering van dit project aangepast en is besloten dit niet meer aan te bieden in het Cultuurmenu van de gemeente Steenwijkerland, maar los daarvan aan alle scholen die er belangstelling voor hebben.
 
Arrangementen, stadswandelingen en lezingen
Er is goed gebruik gemaakt van ons aanbod.  Stadswandelingen: de extra openstelling van het museum op de laatste dinsdag in juni, juli en augustus met stadswandelingen zonder vooraanmelding: 32 deelnemers.   Overige groepen (stadswandeling zonder museumbezoek): 114 deelnemers. Dit aantal is echter minder dan in 2022. Museumbezoek groepen, zonder stadswandeling, leverde 225 bezoekers op. Dit had o.a. te maken met het verzoek van de Lionsclub Steenwijk om het museum te mogen gebruiken als start- en eindpunt van hun jaarlijkse wandeling “Tied d’r b’j”, eind oktober. Het museum was open en er is een groot aantal geïnteresseerde deelnemers in het museum geweest.
Arrangementen: groepsbezoek aan museum en stadswandeling, koffietafel, klein arrangement, totaal 133 bezoekers. Eén donateursmiddag en lezingen in april en oktober: totaal 95 bezoekers. De onderwerpen in april waren: Havezaten in Vollenhove, Oude foto’s Vissersbuurt Vollenhove, Vollenhove in oude foto’s en Stadsboerderijen in Vollenhove. In oktober, de Maand van de Geschiedenis, werd de lezing over Havezaten in Vollenhove herhaald.  
 
Marketing
De bestaande folder is alleen aangepast qua entreeprijs. Een nieuwe druk van 2500 stuks is begin april deels verspreid over de campinghouders, hotels en B&B’s in Vollenhove en omgeving. Een vertaling in het Engels, Duits en Frans is in kleine oplage geprint en beschikbaar in het museum en via de website. Er is weer opnieuw contact geweest met de havenmeester in Vollenhove, ons informatiescherm is gecontinueerd en de folders hebben hun plek gevonden. Donateurs zijn benaderd via Kondschap en twee maal via een e-mailnieuwsbrief. Bij het evenement Typisch Vollenhove is meegelift in de uitingen. De lezingen en de kerstgroepententoonstelling zijn vermeld in de evenementenagenda van Weerribben-Wieden.
 
Afgelopen jaar is er een nieuwe marketingcommissie aan de slag gegaan met diverse zaken. De marketingcommissie is een aantal keren bij elkaar geweest. Het begin van het seizoen bestond voornamelijk weer uit het onder de aandacht brengen van de opening van het museum. Vanuit de marketingcommissie is er een marketingplan voor de korte termijn opgesteld, met daarin de speerpunten: zichtbaarheid (fysiek en digitaal) en inkomsten.
Voor wat betreft de fysieke zichtbaarheid  van het Stadsmuseum; hierin is een plan opgesteld om de
buitenzijde meer aanzien te geven als museum en daardoor het gebouw minder anoniem te maken, meer aandacht voor de aantrekkingskracht van onze drie pijlers: Kerk, Visserij en Adel. Hiervoor ligt een concreet plan klaar, welke nu verder moet worden uitgevoerd.
Aangaande de digitale zichtbaarheid, is er dit jaar veel ingezet op social media, daar dit in de voorgaande jaren niet veel aandacht heeft gekregen. Hierin is een mooie groei te zien qua zichtbaarheid bij voornamelijk Facebook, met een behoorlijk aantal nieuwe volgers en views. Ook zijn er veel uitingen geweest op Visit Weerribben-Wieden, Land Veno actueel en Museumtijdschrift. Ook de gedrukte media is regelmatig aangeschreven. Daarnaast zijn er gesprekken gevoerd met Visit Weerribben-Wieden om te kijken of het stadsmuseum ook kan fungeren als TIP-locatie. De marketingcommissie heeft actief bijgedragen aan de Open Monumenten Dag. Op de vrijwilligersmarkt in Steenwijk heeft het Stadsmuseum zich gepresenteerd. En in november heeft het Stadsmuseum deelgenomen als stempellocatie aan de tweede Hoptocht te Vollenhove. De werkgroep marketing heeft ook de marketing rond de kerstgroepententoonstelling uitgevoerd. Zo zijn flyers en posters in de regio verspreid en zijn scholen en diverse media benaderd.

Tentoonstellingen
Bij de verschillende afdelingen waren nauwelijks wijzigingen. Na de openstelling begin april nam het aantal bezoekers, na een rustige start, langzamerhand weer toe. Het totaal aantal reguliere bezoekers in 2023 is toegenomen in vergelijking met het totaal aantal bezoekers in 2022. Vanaf 9 december was er de kerstgroepenexpositie in de koffiehoek en in Beeld en Geluid, afkomstig uit de collecties van Karin de Wit en Jan van Hulst. Zij verzamelen al jaren en zijn lid van de vereniging “Vrienden van de kerstgroep Nederland”. Het aantal bezoekers in 2023: 864 museumbezoekers; 146 deelnemers aan stadswandelingen; 405 bezoekende volwassenen van de kerstgroepententoonstelling. Verder 347 deelnemende kinderen aan de educatieprojecten; 228 deelnemers aan arrangementen en lezingen. Het aantal deelnemers aan stadswandelingen is minder dan in 2022; dit beeld is ook te zien bij het aantal arrangementen. Van het aanbod voor gratis gebruik van de expositieruimte Beeld en Geluid is maar beperkt gebruik gemaakt. In de maanden april en mei is er vanuit collectiebeheer een tentoonstelling ingericht over Vollenhove en de Tweede Wereldoorlog. In juni, juli en augustus heeft de VVVV, organisator van het bloemencorso, geëxposeerd. In september heeft het museum medewerking verleend aan de rondreizende expositie ‘Kerk en slavernij’. 
 
Organisatorische activiteiten
De inspanningen voor het verkrijgen van de Museumstatus hebben gezorgd voor een meer gestructureerde aanpak van verbeterpunten. Zo zijn de punten uit de verschillende documenten verzameld in actielijsten voor de hele periode 2022-2026, waarbij de prioriteiten voor het eerstkomende jaar worden verwerkt in een jaarplan met bijbehorende begroting en actievoerders.
Enkele taken zijn verschoven, streven is om voor bijzondere zaken externe expertise in te schakelen in de vorm van ‘vaste’ onbetaalde adviseurs (gebouw, energie).
De uitbreiding van ons vrijwilligersbestand, om de gewenste openingsdagen en –tijden te bemannen, is niet gerealiseerd. Er kwamen twee nieuwe vrijwilligers, maar er vertrokken er ook wegens verschillende omstandigheden. Eind 2023 was het aantal vrijwilligers 31.  Vlak voor de heropening in april is een bijeenkomst voor vrijwilligers gehouden, waarbij aandacht is besteed aan de ethische en governance code en de aspecten m.b.t. veiligheid en inclusiviteit. In september is er een workshop gegeven over “omgaan met museale voorwerpen”. Deze workshop past binnen het collectiebehoud, een belangrijk onderdeel in de museumregistratie. Een aantal aandachtspunten uit deze workshop zijn met de dienstdoende vrijwilligers gedeeld in een instructie-bijeenkomst in november. Het Handboek Vrijwilligers, met gedetailleerde instructies en procedures per onderwerp, is geheel vernieuwd en beschikbaar op papier en digitaal (ook thuis via internet). Dit Handboek Vrijwilligers is een “levend” document en wordt derhalve met regelmaat bijgewerkt.
Er zijn drie nieuwsbrieven verzonden aan de vrijwilligers en twee aan de donateurs. Het jaar is afgesloten met 431 donateurs(eind 2022: 435).  Een besluitenlijst met  besluiten met een langdurig karakter is gemaakt en zal ieder jaar in januari worden herzien.
Twee MBO2 stagiairs, één in het voorjaar en één in het najaar, zijn ieder 300 uur ingezet conform onze status als Erkend Leerbedrijf. In mei 2023 is de status als Erkend Leerbedrijf voor MBO2 verlengd voor vier jaar en uitgebreid met de erkenning ook voor MBO3.
Contacten in de bestaande samenwerkingsverbanden zijn weer intensiever geworden. Er zijn twee bijeenkomsten van het Museumberaad geweest, waarvan de tweede bijeenkomst meer gericht was op projecten binnen  Weerribben-Wieden. Het contact vanuit het Nut, dat in 2022 resulteerde in samenwerking rond de kerstgroepententoonstelling, is in 2023 niet verder uitgewerkt.
 
Automatisering/beveiliging
De mailserver is vervangen maar leverde nog regelmatig problemen op. Er is een handleiding gemaakt voor het terugkijken van de beelden van de camerabeveiliging. Veelvuldig voorkomende vals-alarmmeldingen bleken te liggen aan gebrekkig onderhoud rond de sensoren. Opvolging, o.a. door externe toegang tot camerabeelden, heeft de aandacht.
Doordat er nog geen nieuwe secretaris en penningmeester is gevonden, is de aanschaf van nieuwe software voor donateursadministratie en boekhouding doorgeschoven.
 
Huisvesting
De vervanging van de installatie voor melding van brand en inbraak is uitgevoerd, inclusief aansluiting op een alarmcentrale.
Per 1-07-2023 is er een nieuw contract met Engie afgesloten. Dit contract loopt tot 1-8-2024.
 
Open Monumentendag  in september 2023,thema “levend erfgoed”
Het stadsmuseum heeft de organisatie in Vollenhove op zich genomen.Twee vrijwilligers van het museum waren die dag bij hethavenkantoor, om van daaruit de toeristen te voorzien van alle activiteiten in de stad Vollenhove. Activiteiten als: oude ambachten, audiotour, “oude” tramweg met diverse tramhaltes.
Daarnaast waren er diverse activiteiten op de Oldenhof. Het Stadsmuseum was op deze dag weer gratis toegankelijk door een royale subsidie van de gemeente Steenwijkerland. Het museum mocht 124 bezoekers verwelkomen.
 
Collectiebeheer
De werkgroep had dezelfde samenstelling als in 2022.
In 2023 is de registratie van alle voorwerpen, ook in het depot, voltooid. Er heeft een workshop plaatsgehad in het hanteren van museale objecten, uitgevoerd door een conservator van een museum in Twente. Hieraan hebben enkele curatoren meegedaan. Er waren 14 nieuwe aanwinsten, waaronder 3 zelfgemaakte replica’s van 2 schilderijen en 1 prent uit andere collecties. Deze zijn direct opgenomen in de tentoonstelling. De andere aanwinsten, waaronder ook 4 documenten, voldoen nauwelijks aan de collectiecriteria maar zijn desondanks toch opgenomen om diverse redenen. Er zijn verder nauwelijks wisselingen geweest tussen depot en tentoonstelling. De fotocollectie in de beeldbank is uitgebreid met o.a enkele honderden opnieuw ingescande dia’s van Nering Bögel, die nog niet zijn voorzien van de juiste informatie. Relevante foto’s die verschenen op ‘Oud Vollenhove’ zijn regelmatig toegevoegd. Er is een uitgebreid register samengesteld op alle uitgaven tot dusver van Kondschap, met bijna 1000 artikelbeschrijvingen. Deze is online toegankelijk gemaakt via een extra ZCBS-beeldbank.

Kondschap 
In 2023 kwam zoals gebruikelijk ons blad vier maal uit, en vergaderde de redactie ook vier maal. Door ziekte was de heer J. ten Hove niet beschikbaar.
Van de 15 artikelen werden er 5 geschreven door mensen buiten de redactie. Er werd aandacht geschonken aan de wisselexposities en aan nieuwe aanwinsten in het museum. 
 
Financiën
 
Jaarrekening 2023
Algemeen
Bepaling statuten
Artikel 12 van de statuten vermeldt dat het bestuur jaarlijks zorgt voor een financieel jaarverslag, waaruit blijkt van de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen boekjaar en de vermogenstoestand van de stichting aan het einde daarvan. Dit verslag moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur zijn vastgesteld, eventueel voorzien van een nadere toelichting.
 
BTW-plicht
Het Stadsmuseum is btw-plichtig. Dit houdt in dat over bepaalde inkomsten van het Stadsmuseum btw moet worden afgedragen. Hier staat tegenover dat de btw van betaalde facturen hiermee kan worden verrekend. Als laatstgenoemde btw-component hoger is, dan eerstgenoemde component, wordt het verschil door de Belastingdienst terug betaald. De btw-aangifte vindt plaats per kwartaal.

 
 
Balans per 31-12-2023



Exploitatierekening 2023


 
Toelichting

https://chcvollenhove.nl/images/jaarstukken/Toelichting.pdf

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 13 maart 2024,
Een door alle bestuursleden ondertekend exemplaar afgelegd in de administratie

H. van Heerde, voorzitter
 
M. de Boer, secretaris
 
J. Voerman, penningmeester
 
H. Postma
 
G. Tukker