Jaarverslag 2022 van het Stadsmuseum Vollenhove.
 
Inleiding
Het Stadsmuseum Vollenhove is de naam die de Stichting Behoud Kunst en Cultuur “Land van Vollenhove”, opgericht op 20-12-2005 hanteert voor het museum dat vanaf 2007 wordt geëxploiteerd op het adres Bisschopstraat 36 in Vollenhove. Deze voor bezoekers duidelijker naam kwam in de plaats van de jarenlang gehanteerde werknaam Cultuur Historisch Centrum (Land van) Vollenhove of Stadsmuseum, die nog wel wordt gehanteerd in het ANBI-register van de Belastingdienst en bij de Kamer van Koophandel.
Het Stadsmuseum Vollenhove is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, dat ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling.
 
Bestuur
Het stichtingsbestuur werkt volgens het bestuur-model. Bestuursleden zijn onbezoldigde vrijwilligers die op persoonlijke titel zitting hebben en professioneel besturen vanuit hun eerder verworven competenties. Vier van de vijf huidige bestuursleden zijn gepensioneerd en hebben geen bezoldigde nevenfuncties. Het Stadsmuseum past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur toe. Aanpassing van de statuten op het afwijkende punt van 3 naar 2 bestuurstermijnen is in 2022 voorbereid en door het bestuur in maart 2023 geaccordeerd. Er is geen sprake geweest van andere belangen dan m.b.t. de uitvoering van het beleid, visie en missie van het oude beleidsplan 2018-2023 van het Stadsmuseum, dus geen conflict in belangen of enige vorm van belangenverstrengeling. Er zijn geen andere rechtspersonen betrokken bij beleidsvorming of uitvoering van het beleid.

 
Het bestuur bestond in 2022 uit:
Voorzitter:  Henk van Heerde (sinds 16-12-2017, de tweede termijn eindigt 16-12-2025). Nevenfuncties: onbezoldigd voorzitter Schokkervereniging (tot 31-12-2022), onbezoldigd gids Museum Schokland, lid straatnaamcommissie gemeente Steenwijkerland met vacatievergoeding.
Secretaris: Teo Mintjes (sinds 16-11-2010, de derde en laatste termijn eindigde 16-11-2022, met een jaar verlengd conform de statuten art. 4 lid 4). Penningmeester ad-interim. Geen nevenfuncties.
Lid: Harry Postma (sinds 1-2-2019, eerste termijn eindigt 1-2-2023).
Nevenfunctie: onbezoldigd museumgids Museum Nagele.
Lid: Miriam de Boer (sinds 12-3- 2020, eerste termijn eindigt 12-3-2024).
Nevenfunctie: onbezoldigd voorzitter huurdersvereniging Zwartewaterwiede.
Lid: Gert Tukker (sinds 15-12-2022, eerste termijn eindigt 15-12-2026).
Geen nevenfuncties. Werkzaam in het bedrijfsleven, niet gerelateerd aan de erfgoedsector.
 
Uitvoering jaarplan 2022
In dit jaarverslag zijn de onderdelen verwerkt van het jaarplan 2022 van het Stadsmuseum Vollenhove.

Museumstatus 
Alle  documenten die nodig zijn voor het aanvragen van een erkenning als geregistreerd museum zijn verzameld en waar nodig aangepast. In februari 2022 kregen we het verzoek om nog enkele aanvullingen te sturen, zodat de aangevraagde pre-toets met een voldoende kon worden afgesloten. Op basis van het commentaar is een nieuw beleidsplan 2022-2026 opgesteld en alle andere beleidsplannen en samenhangende documenten opnieuw op elkaar afgestemd. Door drukte bij het Bureau Museumregistratie kregen we pas in september het bericht dat de pre-toets voldoende was en dat we voor de definitieve toetsing konden aanmelden. Alle benodigde documenten hebben we vóór eind oktober aan kunnen leveren. Alle documenten zijn ook gepubliceerd op onze website. De audit zal plaats vinden in mei 2023.

Educatie  
De projecten van 2021 zijn voortgezet in 2022. Het aantal inschrijvingen was veelbelovend, er hadden zich 17 groepen aangemeld. De coronamaatregelen in het najaar van 2021 hebben geleid tot uitvoering van een aangepast programma in het voorjaar van 2022 voor in totaal 111 kinderen. Beide betrokken projecten zijn nu weer in het Cultuurmenu 2022/2023 opgenomen. Daarnaast zijn in 2022 aangeboden de projecten “De Durgerdammers” en “Het mysterie van 1572”.
Naast de zes scholen die in het voorjaar van 2022 hebben deelgenomen aan het project “Kastelen in Vollenhove”, hadden voor het project “Durgerdammers” acht scholen ingeschreven. Dit is uitgevoerd in het najaar van 2022 met 197 kinderen. Voor “Het mysterie van 1572”, uit te voeren in het voorjaar van 2023 hebben acht scholen ingeschreven. Het project “Kerst in Vollenhove” is door tien groepen basisschoolkinderen bezocht, totaal 230 kinderen. Om praktische redenen is de uitvoering van dit project aangepast en is besloten dit niet meer aan te bieden in het Cultuurmenu van de gemeente Steenwijkerland, maar los daarvan aan alle scholen die er belangstelling voor hebben.
 
Arrangementen, stadswandelingen en lezingen
Er is goed gebruik gemaakt van ons aanbod.  Stadswandelingen: de extra openstelling van het museum op de laatste dinsdag in juni, juli en augustus met stadswandelingen zonder vooraanmelding: 31 deelnemers. Stadswandelingen op drie zaterdagen in juli en augustus, plus een stadswandeling in het kader van het Project 1572 (samenwerking met gemeente Steenwijkerland): 39 deelnemers. Overige groepen (stadswandeling zonder museumbezoek): 295 deelnemers.
Arrangementen: groepsbezoek aan museum en stadswandeling, koffietafel, klein arrangement, Schokkerverhalenmarkt: totaal 91 bezoekers. Drie donateursavonden en lezingen in april en oktober: totaal 260 bezoekers. De onderwerpen in april waren dialecten in Overijssel, Vollenhove in oude foto’s en Stadsboerderijen. In oktober, de Maand van de Geschiedenis, werd vanwege het landelijke thema ‘Rampen’, een lezing ‘Rampen in en rond Vollenhove’ gehouden. Andere onderwerpen waren Schokland, vorming van het Land van Vollenhove en Vollenhove aan de Zuiderzee.
 
Marketing
Het nieuwe marketingplan (april 2022) is grotendeels uitgevoerd. De bestaande folder is alleen aangepast qua entreeprijs. Een nieuwe druk van 2500 stuks is begin april deels verspreid over de campinghouders, hotels en B&B’s in Vollenhove en omgeving. Een vertaling in het Engels, Duits en Frans is in kleine oplage geprint en beschikbaar via de website. Er zijn drie nieuwe banieren aangeschaft voor op de stoep bij de (achter)ingang.
Met de BVVS is samengewerkt in de totstandkoming van nieuwe informatieborden van Weerribben-Wieden. Er is weer opnieuw contact geweest met de havenmeester in Vollenhove, ons informatiescherm is gecontinueerd en de folders hebben hun plek gevonden.  Donateurs zijn benaderd via Kondschap en een e-mailnieuwsbrief.  Bij het evenement Typisch Vollenhove is meegelift in de uitingen. De lezingen en de kerstgroepententoonstelling zijn vermeld in de evenementenagenda van Weerribben-wieden. Er zijn geen bijeenkomsten geweest van de werkgroep marketing. Wel zijn ideeën verzameld bij de vrijwilligers. Toepassing van Facebook bleef, ondanks uitbreiding met twee redacteuren, beperkt.
 
Tentoonstellingen
De verplaatsing en uitbreiding van Visserij is uitgevoerd, bezoekers zijn vol lof over het resultaat. De nieuwe afdeling Stad en Streek is ingericht, en uitgebreid met nieuwe aanwinsten. Bij de andere afdelingen waren nauwelijks wijzigingen. Na de openstelling begin april nam het aantal bezoekers gelukkig langzamerhand weer toe naar het ‘oude’ niveau, dat nog niet helemaal was bereikt bij de sluiting eind oktober. Vanaf 10 december was er de kerstgroepenexpositie in de koffiehoek en in Beeld en Geluid, afkomstig uit de collectie van Ida en Peter Diemer. Zij verzamelen al jaren en zijn lid van de vereniging “Vrienden van de kerstgroep Nederland”. Het aantal bezoekers in 2022: 735 museumbezoekers; 365 deelnemers aan stadswandelingen; 385 bezoekende volwassenen plus 230 kinderen (in schoolverband) van de kerstgroepententoonstelling. Verder 308 deelnemende kinderen aan de educatieprojecten; 351 deelnemers aan arrangementen en lezingen. Ter vergelijking: in 2019, voor corona, was het aantal bezoekers 763 en rond de kerst 606). Van het aanbod voor gratis gebruik van de expositieruimte Beeld en Geluid is maar beperkt gebruik gemaakt. In de april en mei  exposeerde hier het Vollenhoofs Visserskoor; in juni, juli en augustus de VVVV, organisator van het bloemencorso.
 
Organisatorische activiteiten
De inspanningen voor het verkrijgen van de Museumstatus hebben gezorgd voor een meer gestructureerde aanpak van verbeterpunten. Zo zijn de punten uit de verschillende documenten verzameld in actielijsten voor de hele periode 2022-2026, waarbij de prioriteiten voor het eerstkomende jaar worden verwerkt in een jaarplan met bijbehorende begroting en actievoerders.
Enkele taken zijn verschoven, streven is om voor bijzondere zaken externe expertise in te schakelen in de vorm van ‘vaste’ onbetaalde adviseurs (gebouw, energie).
De uitbreiding van ons vrijwilligersbestand, om de gewenste openingsdagen en –tijden te bemannen, is niet gerealiseerd. Er kwamen drie nieuwe vrijwilligers, maar er vertrokken er ook wegens verschillende omstandigheden. Eind 2022 was het aantal vrijwilligers 36.  Vlak voor de heropening in april is een bijeenkomst voor vrijwilligers gehouden, waarbij aandacht is besteed aan de ethische en governance code en de aspecten m.b.t. veiligheid en inclusiviteit. Dat is herhaald in december voor de opening van de kerstgroepenexpositie. Het Handboek Vrijwilligers, met gedetailleerde instructies en procedures per onderwerp, is geheel vernieuwd en beschikbaar op papier en digitaal (ook thuis via internet).
Er is één nieuwsbrief verzonden aan de vrijwilligers en één aan de donateurs. We sloten het jaar af met 435 donateurs (eind 2021: 442).  Een besluitenlijst met  besluiten met een langdurig karakter is gemaakt en zal ieder jaar in januari worden herzien.
Een MBO2 stagiaire is in het voorjaar 300 uur ingezet conform onze status als Erkend Leerbedrijf.Twee VO stagairs zijn bezig geweest met registratie en herinrichting van de bibliotheek in de koffiehoek. Ook de uitbreiding met boeken over Schokland, visserij en Zuiderzee (in bruikleen van de Schokkervereniging) is uitgevoerd, inclusief registratie in een openbaar toegankelijke beeldbank op internet (ZCBS).
Contacten in de bestaande samenwerkingsverbanden stonden na de coronatijd nog op een laag pitje. Er is één bijeenkomst van het Museumberaad geweest. Een poging om procedures rond het Cultuurmenu te verbeteren strandde op starre onwil, mede vanwege (ontkende) belangenverstrengeling binnen het uitvoerende Cultuurplatform. Er is opnieuw contact gelegd vanuit het Nut, dat resulteerde in samenwerking rond de kerstgroepententoonstelling.
 
Automatisering/beveiliging
De mailserver is vervangen maar leverde nog regelmatig problemen op. Er is een handleiding gemaakt voor het terugkijken van de beelden van de camerabeveiliging. Veelvuldig voorkomende vals-alarmmeldingen bleken te liggen aan gebrekkig onderhoud rond de sensoren. Opvolging, o.a. door externe toegang tot camerabeelden, heeft de aandacht.
Doordat er nog geen nieuwe secretaris en penningmeester is gevonden, is de aanschaf van nieuwe software voor donateursadministratie en boekhouding doorgeschoven.
 
Huisvesting
De vervanging van de installatie voor melding van brand en inbraak is verschoven naar voorjaar 2023. De afspraken met vaste toeleveranciers van schilderwerk en installaties (verwarming en ventilatie) bleken te werken. Depot en keuken boven zijn zodanig opgeruimd en ingericht dat ze ook voor vergader- of werkruimte kunnen worden gebruikt.
 
Open Monumentendag  in september 2022
Het Stadsmuseum was op deze dag gratis toegankelijk door een royale subsidie van de gemeente Steenwijkerland.  Mede dankzij deelnemers aan de Schokkerdagdie  in Vollenhove werd gehouden waren er 144 bezoekers. Vincent Erdin, vrijwilliger bij het gemeentearchief Steenwijkerland en schrijver van het boek "Gevelstenen in Steenwijkerland - Geschiedenis in steen" gaf twee maal een rondleiding langs de gevelstenen in Vollenhove.
 
Collectiebeheer
De werkgroep bestond dit jaar uit Henk Vellinger, Henk van Heerde en Jan Jonkman. Daarnaast heeft Arie Ruitenbeek bijdragen geleverd voor het inventariseren en beschrijven van de collectie Van Setten. Objecten in het depot zijn nu helemaal geïnventariseerd. Van enkele objecten moet nog nader onderzoek worden gedaan. Bodemvondsten hebben extra aandacht gekregen door schoonmaken, afkomstonderzoek en registratie van afmetingen en gewicht. Documenten zijn beschreven en beoordeeld. Op één uitzondering na worden ze niet tentoongesteld. Niet tot de collectie behorende objecten van Sloet zijn teruggegeven. Overige niet tot de collectie behorende objecten worden apart bewaard tot afstoting volgens LAMO eenvoudig mogelijk is.
In het voorjaar is nader overleg geweest met de VORG, na bemiddeling van de cultuurmakelaar van de gemeente, over bruiklenen conform ons wensenlijstje. Dat resulteerde in de toezegging voor bruikleen van het bekende schilderij van de Toutenburg, waarvoor wel verzekering en beveiliging moeten worden uitgebreid. De gemeente heeft subsidie voor de verzekering toegezegd. De vraag voor nader contact met Collectie Overijssel werd niet gehonoreerd, men wil kennelijk geen zaken doen met een niet-geregistreerd museum.
Het registratiesysteem is verder geoptimaliseerd in aanduiding van afmetingen en gewicht. Kennis van het systeem (ZCBS) is uitgebreid door het volgen van webinars. Daarnaast is er een cursus gevolgd voor het maken van museale objectfoto’s, en voor paleografie. Er zijn 14 nieuwe aanwinsten geregistreerd: 5 schilderijen, 7 medische instrumenten, een wijzerplaat en een ingelijst oud document. Beeldmateriaal, d.w.z. foto’s en films op welke drager dan ook, is apart geregistreerd en wordt gescheiden van de collectie bewaard. Filmmateriaal is beschreven en geregistreerd en beschikbaar gemaakt op de PC in Beeld&Geluid. Daarnaast zijn belangrijke fragmenten apart geknipt en zo mogelijk opgeknapt.
De fotobeeldbank is aangevuld met dit jaar op Oud Vollenhove verschenen foto’s, met foto’s uit opgravingsrapporten van de (opgeheven) Archeologische Werkgroep Brederwiede, uit het archief van Kondschap en vanuit nog niet eerder verwerkte verzamelingen uit het depot. Nog steeds worden dubbelingen aangetroffen en verwijderd. Daarnaast wordt geprobeerd oud digitaal materiaal op te knappen en worden nieuwe scans, in hogere resolutie, gemaakt van beschikbaar fysiek beeldmateriaal. Er zijn twaalf bruikbare reacties binnengekomen op de inhoud van de fotobeeldbank.
Er wordt gewerkt aan een uitgebreide index op de inhoud van de beschikbare 38 jaargangen van Kondschap. Digitaal beschikbare foto’s uit Kondschap worden verder opgenomen in de fotobeeldbank.
 
Kondschap 
In 2022 kwam zoals gebruikelijk ons blad vier maal uit, en vergaderde de redactie ook vier maal. De heer A. Mooiweer nam in september afscheid, zijn taak - het contact met de drukker - is overgenomen door H. van Heerde. Door ziekte was de heer J. ten Hove niet beschikbaar.
Van de 17 artikelen werden er 8 geschreven door mensen buiten de redactie. Er werd aandacht geschonken aan de wisselexposities en aan nieuwe aanwinsten in het museum. 
 
Financiën
 
Jaarrekening 2023

Algemeen
Bepaling statuten
Artikel 12 van de statuten vermeldt dat het bestuur jaarlijks zorgt voor een financieel jaarverslag, waaruit blijkt van de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen boekjaar en de vermogenstoestand van de stichting aan het einde daarvan. Dit verslag moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur zijn vastgesteld, eventueel voorzien van een nadere toelichting.
 
BTW-plicht
Vanaf 1 januari 2009 is het Stadsmuseum btw-plichtig.
 
Uitkomsten 2023

Voordelig exploitatieresultaat 2023
Het saldo wordt toegevoegd aan de algemene reserve.
 
Balans met toelichting
 

Activa
 
Gebouw
Bij eventuele liquidatie van het Stadsmuseum moet het gebouw in eerste instantie aan de gemeente worden aangeboden voor een bedrag van € 156.000,00. Dit is indertijd opgenomen in de overdrachtsakte van het gebouw van de gemeente aan het Stadsmuseum. Het bestuur heeft besloten om het gebouw voor dit bedrag op de balans op te nemen, mede op advies indertijd van de Raad van Toezicht. De WOZ-waarde is € 256.000.
 
Nog te ontvangen (debiteuren)
Het opgevoerde bedrag betreft posten die betrekking hebben op 2022 maar pas na 31 december 2022 zijn ontvangen. Een school en de vereniging Nut moeten hun bezoek aan de kersttentoonstelling nog betalen.
·         Teruggave energie (jaarrekening)     (geschat)                                 €    828,30
·         Nog te ontvangen   kersttentoonstelling                                          €    318,81
·         Restitutie btw over het 4^e kwartaal 2021                                          €    165,00
·         Restitutie  deel energieheffing gas en elektriciteit over 2020            €    413,00
                                                                                                          €  1678,55
Saldo ING                                                                                           €    851,76
                                                                                  Totaal               €  2576,87
 
De ING rekening is opgeheven per 30-12-22. Het saldo van 851,76 euro is met valutadatum 2-1-2023 bijgeboekt bij de Rabo rekening.
 
 
Passiva
 
Nog te betalen (crediteuren)
·         Energie november en december                             €    515,60
·         Reiskosten educatie                                              €    320.52
·         Reiskosten kersttentoonstelling                              €    238,02
Totaal                                                                         €  1074,14

Exploitatierekening (winst- en verliesrekening) met toelichting
 

 
 
Toelichting
 
Opbrengst koffiehoek: de opbrengsten zijn inclusief consumpties en catering, begrepen in arrangementen.
 
Opbrengst verkopen winkel
Grootste deel is boeken en boekjes en Kondschappen. Er staan echter ook geen aankopen tegenover.
 
Opbrengst entree:is inclusief lezingen.
 
Opbrengst sponsoring
Nog één bedrijf in Vollenhove vertoont reclame op schermen van het CHC, waartegenover een sponsorbedrag van € 100 wordt betaald.
 
Opbrengst donaties: de minimumdonatie bedraagt € 18,00. Sommige donateurs betalen meer.
 
Rente-opbrengst:ontvangen rente van de spaarrekening.
 
Waarderingssubsidie gemeente Steenwijkerland: € 3.078,00.
 
Bijdragen van derden
Reeds in 2021 ontvangen van VVVV als bijdrage aan de verlichting ruimte beeld en geluid € 800,00.                 .
Er is een legaat ontvangen van             € 2.274,00.
 
Vergoeding energieheffingen / terug jaaropgave
Deze bedragen zijn nog niet exact. Leverancier Engie kan door computerproblemen nog niet de juiste cijfers geven
 
Lasten:
 
Onkostenvergoeding medewerkers:schoonmaak.
 
Energie en water: energieleverancier is Engie. Door computerproblemen stonden er geen juiste bedragen op het jaaroverzicht en werden de bedragen van november en december 2021 pas in januari 2023 verrekend
 
Belastingen, heffingen, verzekeringen gebouw
Premie opstalverzekering                                                         €     868,29
Onroerende zaak belasting en rioolheffing                                €   1.069,65
Zuiveringsheffing waterschap                                                   €      180,30 
Watersysteemheffing waterschap                                             €        97,94
                                                                                              €   2.216,18
                                                                                             
Onderhoud gebouw:  onderhoud verwarmingsinstallatie, brandbeveiliging, alarm
 
Representatiekosten:  bloemen, kaarten en andere presentjes bij ziekte en afscheid medewerkers.
 
Reclame en promotiekosten:  kosten banners.
 
Kosten verwerving museumstatus:€ 325 voor de eerste aanvraag
 
Beheer en onderhoud computersysteem, website en beamer:€ 178; NH Hosting, accu € 88, cartridges € 588
 
Collectiebeheer:Geen bijzondere uitgaven
 
Inrichting exposities en bibliotheek:kosten van inrichting beeld en geluid, voor de verlichting is in 2021 € 800 ontvangen. Kosten gemaakt voor herinrichting afdeling visserij
 
Inrichting kerststallententoonstelling:reiskosten, flyers, aankoop stof en kerstversiering via de kringloop.
 
Kondschap:alle kosten die verband houden met het verschijnen van Kondschap, met als grootste post de kosten van het drukken en verzenden van het blad door Reestmond.
 
Verzekeringen: bij Interpolis loopt een Bedrijven Compact Polis. WA verzekering en verzekering inventaris. Verzekerd bedrag wordt volgend jaar teruggebracht naar € 10.000.
 
Benodigdheden voor de koffiehoek:zowel benodigdheden voor de dagelijkse verkoop van koffie, thee en frisdrank, als  voor arrangementen. Ook kosten voor lezingen en vrijwilligersbijeenkomsten.
 
Bankkosten
De kosten van de Rabobank incl. de pinkosten en van de ING. De ING rekening is per 30-12-2022 opgezegd.
 
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 3-5-2023,
Een door alle bestuursleden ondertekend exemplaar afgelegd in de administratie
H. van Heerde, voorzitter
T. Mintjes, secretaris en penningmeester a.i.
M. de Boer
H. Postma
G. Tukker