Jaarverslag 2024 van het Stadsmuseum Vollenhove
 
Inleiding
Het Stadsmuseum Vollenhove is de naam die de Stichting Behoud Kunst en Cultuur “Land van Vollenhove”, opgericht op 20-12-2005 hanteert voor het museum dat vanaf 2007 wordt geëxploiteerd op het adres Bisschopstraat 36 in Vollenhove. Deze voor bezoekers duidelijker naam kwam in de plaats van de jarenlang gehanteerde werknaam Cultuur Historisch Centrum (Land van) Vollenhove, die nog wel wordt gehanteerd in het ANBI-register van de Belastingdienst en bij de Kamer van Koophandel.
Het Stadsmuseum Vollenhove is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, dat ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling.
 
Bestuur
Het stichtingsbestuur werkt volgens het bestuur-model. Bestuursleden zijn onbezoldigde vrijwilligers die op persoonlijke titel zitting hebben en professioneel besturen vanuit hun eerder verworven competenties. Vier van de vijf huidige bestuursleden zijn gepensioneerd en hebben geen bezoldigde nevenfuncties. Het Stadsmuseum past de principes en aanbevelingen van de Governance Code Cultuur 2019 toe. Aanpassing van de statuten op het afwijkende punt van 3 naar 2 bestuurstermijnen is door de notaris vastgelegd. Er is geen sprake geweest van andere belangen dan m.b.t. de uitvoering van het beleid, visie en missie van het beleidsplan 2022-2026 van het Stadsmuseum, dus geen conflict in belangen of enige vorm van belangenverstrengeling. Er zijn geen andere rechtspersonen betrokken bij beleidsvorming of uitvoering van het beleid.
Het Stadsmuseum heeft ook in 2024 regelmatig communicatie en afstemming gezocht met haar belanghebbenden, waaronder medewerkers/vrijwilligers, donateurs, bezoekers, sponsoren, lokale gemeenschap, gemeente, scholen, Museumberaad. De communicatie en afstemming was er in verschillende vormen. Hierbij kunnen we terugkijken op twee (interactieve)samenkomsten voor donateurs; een vrijwilligersuitje, een nieuwjaarsbijeenkomst, een drietal bijeenkomsten en een workshop over het omgaan met museale voorwerpen voor medewerkers/vrijwilligers. Ook zijn in het voorjaar en najaar een aantal lezingen rond de geschiedenis van Vollenhove gepresenteerd. Er zijn overlegmomenten geweest met gemeente, Museumberaad, lokale gemeenschap (o.a. rond Open Monumentendag). Scholen zijn benaderd via het Cultuurmenu van de gemeente Steenwijkerland, maar ook op eigen initiatief door de werkgroep Educatie. Binnen het Cultuurmenu zijn vanuit het Stadsmuseum drie educatieprojecten aangeboden waarvan er twee aangenomen zijn.
In de drie zomermaanden zijn de openingstijden met een extra middag verruimd en de bezoeker kon op deze extra middag (op twee momenten) deelnemen aan een opstap-stadsrondleiding. Hier is in 2024 helaas minder vaak gebruik van gemaakt dan in de zomer van 2023.
Andere communicatiemiddelen waren de nieuwsbrief (per e-mail) en het kwartaalblad voor donateurs en medewerkers/vrijwilligers, de website van het museum, de folder van het museum, persberichten in diverse media en berichten op social media.
Binnen de (personele) mogelijkheden van het museum bestaat er naar het oordeel van het bestuur een afdoend systeem van interne controle en functiescheiding.
Financiële transacties worden nauwkeurig vastgelegd en gecontroleerd. Dit omvat het scheiden van taken, zoals het verwerken van betalingen, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, en het opstellen van financiële overzichten. Regelmatige controles van financiële documenten (zoals facturen, bonnen en bankafschriften) helpen om fouten of onregelmatigheden op te sporen. Een aantal vrijwilligers heeft toegang (is geautoriseerd) tot meer informatie, digitaal en fysiek archief. Het Stadsmuseum heeft een vrijwilligersbeleid en hanteert de Ethische gedragscode voor musea, de Fair Practice code en de Code Diversiteit & Inclusie. Ook is er een vertrouwenspersoon aangesteld. In 2024 is er geen contact gezocht met de vertrouwenspersoon.
 
Het bestuur bestond in 2024 uit:
Voorzitter:  Henk van Heerde (sinds 19-4-2017, de tweede termijn eindigt 19-4-2025). Nevenfuncties: onbezoldigd gids Museum Schokland, voorzitter straatnaamcommissie gemeente Steenwijkerland met vacatievergoeding.
Secretaris:  Miriam de Boer (sinds 12-3-2020, tweede termijn eindigt 12-3-2028).
Nevenfunctie: onbezoldigd voorzitter huurdersvereniging Zwartewaterwiede.
 
Penningmeester: Jaap Voerman (sinds 20-12-2023, eerste termijn eindigt 20-12-2027).
Geen nevenfuncties.
Lid: Harry Postma (sinds 1-2-2019, tweede termijn eindigt 31-1-2027).
Nevenfunctie: onbezoldigd museumgids Museum Nagele.
 
Lid: Gert Tukker (sinds 15-12-2022, eerste termijn eindigt 15-12-2026).
Geen nevenfuncties. Werkzaam in het bedrijfsleven, niet gerelateerd aan de erfgoedsector.
Heeft in verband met drukke werkzaamheden voor het bedrijf, zijn bestuursfunctie neergelegd
per 18-11-2024.
 
 
Uitvoering jaarplan 2024
In dit jaarverslag zijn de onderdelen verwerkt van het jaarplan 2024 van het Stadsmuseum Vollenhove.
Museumstatus 
De audit heeft plaatsgevonden in mei 2023 en geleid tot aanpassingen in het veiligheidsbeleid (o.a. maatregelen tegen schade door insecten, extra BHV bij evenementen, maandelijkse checklijst door dienstdoenden) en collectiebeheer (training hanteren, hulpmiddelen stofvrijhouden, hanteren lichtcondities). Alle documenten staan online, ook het handboek voor dienstdoenden. Op 22 december 2023 is de bevestiging afgegeven van de positieve voltooiing van het toetsingstraject en is het certificaat ontvangen.
In 2024 is besloten om per 1-01-2025 het lidmaatschap van de Museumvereniging aan te vragen.
Educatie  
In het Cultuurmenu 2023/2024 was opgenomen het project “Durgerdammers”. Dit is uitgevoerd in het voorjaar van 2024 voor vier groepen basisschoolkinderen, in totaal 85 kinderen.
Naast de vier scholen die in het voorjaar van 2024 hebben deelgenomen aan het project “Durgerdammers” hadden voor 2024/2025 voor het project “Kastelen in Vollenhove” zes scholen ingeschreven. Dit is uitgevoerd in het najaar van 2024 voor 136 kinderen. Voor het project “Durgerdammers”, uit te voeren in het voorjaar van 2025 hebben vier scholen ingeschreven. Om praktische redenen is besloten het project “Kerst in Vollenhove” niet meer aan te bieden in het Cultuurmenu van de gemeente Steenwijkerland, maar los daarvan aan alle scholen die er belangstelling voor hebben. Met de scholen in Vollenhove en de scholen in de directe omgeving van Vollenhove is hiervoor op twee momenten (in mei/juni en in september) persoonlijk contact gezocht door de werkgroep educatie. Helaas is in 2024 de Kerstgroepententoonstelling door geen enkele groep basisschoolkinderen bezocht.
 
Arrangementen, stadswandelingen en lezingen
Er is redelijk goed gebruik gemaakt van ons aanbod. Stadswandelingen: de extra openstelling van het museum op de laatste dinsdag in juni, juli en augustus met stadswandelingen zonder vooraanmelding en daarbij ook extra stadswandelingen (zonder vooraanmelding) op de tweede zaterdag en derde donderdag: 50 deelnemers. Overige groepen (stadswandeling zonder museumbezoek): 173 deelnemers. Dit aantal is hoger dan in 2023, toen er 114 deelnemers in groepsverband aan stadswandelingen deel namen.
Museumbezoek groepen, zonder stadswandeling, leverde slechts 45 bezoekers op. Dit aantal staat in schril contrast met 2023 toen er 225 bezoekers in groepsverband waren. Dit grote aantal in 2023 had o.a. te maken met het verzoek van de Lionsclub Steenwijk om het museum te mogen gebruiken als start- en eindpunt van hun jaarlijkse wandeling “Tied d’r b’j”, eind oktober. Het museum was open en er is een groot aantal geïnteresseerde deelnemers in het museum geweest.
Arrangementen: groepsbezoek aan museum en stadswandeling, koffietafel, klein arrangement (meestal kleine groepen van 3 tot 6 persoenen), totaal 97 bezoekers, hieronder vallen ook een workshop en een  lezing door derden. Twee donateursmiddagen en lezingen in april en oktober: totaal 117 bezoekers. De onderwerpen in april waren: Bijnamen in Vollenhove, Stad en Streek door de eeuwen heen. In oktober, de Maand van de Geschiedenis, waren de onderwerpen: Straatnamen in Vollenhove en Bijzondere inwoners van Vollenhove.  
 
Marketing
De bestaande folder is alleen aangepast qua entreeprijs. Een nieuwe druk van 5000 stuks is begin april deels verspreid over de campinghouders, hotels en B&B’s in Vollenhove en omgeving. Een vertaling in het Engels, Duits en Frans is in kleine oplage geprint en beschikbaar in het museum en via de website. Er is weer opnieuw contact geweest met de havenmeester in Vollenhove, ons informatiescherm is gecontinueerd en de folders hebben hun plek gevonden. Donateurs zijn benaderd via Kondschap en drie maal via een e-mailnieuwsbrief. Bij het evenement Typisch Vollenhove is meegelift in de uitingen. De lezingen en de kerstgroepententoonstelling zijn vermeld in de evenementenagenda van Weerribben-Wieden.
 
In 2023 is er een nieuwe marketingcommissie aan de slag gegaan met diverse zaken. De marketingcommissie is een aantal keren bij elkaar geweest. Het begin van het seizoen bestond voornamelijk weer uit het onder de aandacht brengen van de opening van het museum. Vanuit de marketingcommissie is er een marketingplan voor de korte termijn opgesteld, met daarin de speerpunten: zichtbaarheid (fysiek en digitaal) en inkomsten. Voor wat betreft de fysieke zichtbaarheid van het Stadsmuseum; hierin is een plan opgesteld om de buitenzijde meer aanzien te geven als museum en daardoor het gebouw minder anoniem te maken, meer aandacht voor de aantrekkingskracht van onze drie pijlers: Kerk, Visserij en Adel. Dit plan is in 2024 uitgevoerd. Aangaande de digitale zichtbaarheid, is er ook in 2024 veel ingezet op social media. Hierin is een mooie groei te zien qua zichtbaarheid bij voornamelijk Facebook, met een behoorlijk aantal nieuwe volgers en views. Ook zijn er veel uitingen geweest op Visit Weerribben-Wieden, Land Veno actueel en Museumtijdschrift. Ook de gedrukte media is regelmatig aangeschreven. In 2023 zijn er gesprekken gevoerd met Visit Weerribben-Wieden om te kijken of het stadsmuseum ook kan fungeren als TIP-locatie. Dit heeft in 2024 zijn beslag gekregen, waarmee het Stadsmuseum vanaf april 2024 ook een Toeristisch Informatiepunt is. Bezoekers weten deze TIP-locatie nu ook te vinden. De werkgroep marketing heeft ook de marketing rond de kerstgroepententoonstelling uitgevoerd. Zo zijn flyers en posters in de regio verspreid en zijn diverse media benaderd.

Tentoonstellingen
Bij de verschillende afdelingen waren nauwelijks wijzigingen. Na de openstelling begin april nam het aantal bezoekers, na een rustige start, langzamerhand weer toe. Het totaal aantal reguliere bezoekers in 2024 is toegenomen in vergelijking met het totaal aantal bezoekers in 2023. Vanaf 7 december was er de kerstgroepenexpositie in de koffiehoek en in Beeld en Geluid, afkomstig uit de collectie van Gerdie Bade en uit het archief van het Heiligenbeeldenmuseum in Vorden. Gerdie Bade verzamelt al jaren en is lid van de vereniging “Vrienden van de kerstgroep Nederland”. In het Heiligenbeeldenmuseum worden kerstgroepen en kerststallen bewaard vanuit kerken die sluiten en van particulieren die door omstandigheden soms afstand moeten doen van een bijzondere en waardevolle kerstgroep. Het aantal bezoekers in 2024: 838 museumbezoekers; 223 deelnemers aan stadswandelingen; 307 bezoekende volwassenen van de kerstgroepententoonstelling (en 20 kinderen). Verder 221 deelnemende kinderen aan de educatieprojecten; 214 deelnemers aan arrangementen en lezingen. Het aantal deelnemers aan stadswandelingen is minder dan in 2023; dit beeld is ook te zien bij het aantal arrangementen. Van het aanbod voor gratis gebruik van de expositieruimte Beeld en Geluid is maar beperkt gebruik gemaakt. In juni, juli en augustus heeft de VVVV, organisator van het bloemencorso, geëxposeerd. 
 
Organisatorische activiteiten
De inspanningen voor het verkrijgen van de Museumstatus hebben gezorgd voor een meer gestructureerde aanpak van verbeterpunten. Zo zijn de punten uit de verschillende documenten verzameld in actielijsten voor de hele periode 2022-2026, waarbij de prioriteiten voor het eerstkomende jaar worden verwerkt in een jaarplan met bijbehorende begroting en actievoerders.
Enkele taken zijn verschoven, streven is om voor bijzondere zaken externe expertise in te schakelen in de vorm van ‘vaste’ onbetaalde adviseurs (gebouw, energie).
De uitbreiding van ons vrijwilligersbestand, om de gewenste openingsdagen en –tijden te bemannen, is niet gerealiseerd. Er kwamen nieuwe vrijwilligers, maar er vertrokken er ook wegens verschillende omstandigheden. Eind 2024 was het aantal vrijwilligers 33.  Vlak voor de heropening in april is een bijeenkomst voor vrijwilligers gehouden, waarbij aandacht is besteed aan de ethische en governance code en de aspecten m.b.t. veiligheid en inclusiviteit. In september 2023 is er een workshop gegeven over “omgaan met museale voorwerpen”. Deze workshop past binnen het collectiebehoud, een belangrijk onderdeel in de museumregistratie. Een aantal aandachtspunten uit deze workshop zijn met de dienstdoende vrijwilligers in 2024 weer opnieuw gedeeld in de instructie-bijeenkomsten in april en in november. Het Handboek Vrijwilligers, met gedetailleerde instructies en procedures per onderwerp, is beschikbaar op papier en digitaal (ook thuis via internet). Dit Handboek Vrijwilligers is een “levend” document en wordt derhalve met regelmaat bijgewerkt op diverse onderdelen, o.a. op het onderdeel Veiligheid.
Er zijn drie nieuwsbrieven verzonden aan de vrijwilligers en drie aan de donateurs. Het jaar is afgesloten met 426 donateurs(eind 2023: 431).  Een besluitenlijst met  besluiten met een langdurig karakter is gemaakt en zal ieder jaar in januari worden herzien.
Eén MBO2 stagiair en één MBO3 stagiair, beiden in het voorjaar, echter van verschillende MBO-scholen zijn voor resp. 300 uur en 140 uur ingezet conform onze status als Erkend Leerbedrijf. In mei 2023 is de status als Erkend Leerbedrijf voor MBO2 verlengd voor vier jaar en uitgebreid met de erkenning ook voor MBO3. Daarnaast hebben twee middelbare scholieren (VMBO-TL en HAVO) in september en oktober hun maatschappelijke stage (15 uur op de zaterdagmiddag) in het stadsmuseum uitgevoerd.
Contacten in de bestaande samenwerkingsverbanden zijn weer intensiever geworden. In het voorjaar 2024 is door drie bestuursleden deelgenomen aan het Vrijwilligers Congres, georganiseed door het Vrijwilligers Informatiepunt gemeente Steenwijkerland, Sociaal Werk De Kop, Cultuurmakelaar gemeente Steenwijkerland en een notaris uit Steenwijk. Onderwerpen workshops waren: Toepassing van de wet op de WBTR,  Het werken aan Sociaal Veilige vrijwilligers organisaties en De werving van nieuwe bestuursleden / vrijwilligers.
Het contact vanuit het Nut, dat in 2022 resulteerde in samenwerking rond de kerstgroepententoonstelling, is in 2023 niet verder uitgewerkt, maar ook in 2024 is er geen verdere samenwerking gerealiseerd.
 
Automatisering/beveiliging
De mailserver leverde nog regelmatig problemen op. Er is een handleiding gemaakt voor het terugkijken van de beelden van de camerabeveiliging. Veelvuldig voorkomende vals-alarmmeldingen bleken te liggen aan gebrekkig onderhoud rond de sensoren. Opvolging, o.a. door externe toegang tot camerabeelden, heeft de aandacht.
Voor de nieuwe penningmeester is een nieuw abonnement voor donateursadministratie en boekhouding afgesloten. Ook zijn twee printers beneden vervangen door een printer aangeboden via de ICT-er. Eén van de twee printers wordt nu gebruikt door de werkgroep collectiebeheer.
 
Huisvesting
De vervanging van de installatie voor melding van brand en inbraak is uitgevoerd, inclusief aansluiting op een alarmcentrale.
Het contract bij energieleverancier Engie liep tot 1-8-2024. Per 1-8-2024 is er een nieuw contract voor 4 jaar afgesloten met  de door MKB geadviseerde leverancier Clean Energy. Verschil is gauw ruim 200 euro per jaar. Het verbruik is in te zien op hun website.
Verduurzaming gebouw: in het voorjaar 2024 is er onder leiding van medewerkers van het Ontzorgingsprogramma maatschappelijk vastgoed Overijssel deelgenomen aan een ambitieworkshop. Dit resulteerde in eenenergiescan waarna er een plan van aanpak is geschreven over hoe dit traject verder te lopen. Wat is al klaar en welke prioriteiten worden gesteld. Nadere uitwerking volgt in 2025.Inmiddels zijn enkele snel te realiseren verbeteringen aangebracht, zoals een programmeerbare thermostaat in het depot.
De ramen in de koffiehoek zijn in 2024 voorzien van raambekleding, inbetween-vitrage en voor de schuifpui een dikker gordijn. Dit met als doel geluiddempend en kou werend, maar ook minder inkijk en meer privacy. Verder is er een zonnescherm boven de schuifdeur aangebracht.
Open Monumentendag  in september 2024,thema “route’s, netwerken en verbindingen”
Het verhaal van de Durgerdammers leent zich goed hiervoor. Dat zou gerealiseerd kunnen worden met toelichting in museum en instap-stadswandelingen. Een tegenvaller was het ontbreken van de gemeentelijke subsidie waarmee o.a. deze activiteiten uitgevoerd konden worden. Hierdoor was het niet mogelijk bezoekers gratis toegang te verlenen. Uiteindelijk zijn er nog 50 bezoekers in het museum geweest.
 
Collectiebeheer
De werkgroep had dezelfde samenstelling als in 2023.
In 2024 is de registratie van alle voorwerpen, ook in het depot, voltooid. Er heeft een workshop plaatsgehad in het hanteren van museale objecten, uitgevoerd door een conservator van een museum in Twente. Hieraan hebben enkele curatoren meegedaan.
Er is nader onderzoek uitgevoerd naar de objecten, afkomstig van de opgravingen in 1994 van het klooster Clarenberg. Ook van andere MUSIP-1 objecten is nadere informatie verworven, waaronder enkele bijbeltjes in bruikleen van de Schokkervereniging.
Er waren 14 nieuwe aanwinsten, waaronder 3 zelfgemaakte replica’s van 2 schilderijen en 1 prent uit andere collecties. Deze zijn direct opgenomen in de tentoonstelling. De andere aanwinsten, waaronder ook 4 documenten, voldoen nauwelijks aan de collectiecriteria maar zijn desondanks toch opgenomen om diverse redenen. Er zijn verder nauwelijks wisselingen geweest tussen depot en tentoonstelling.
De fotocollectie in de beeldbank is uitgebreid met o.a. enkele honderden opnieuw ingescande dia’s van Nering Bögel, die nog niet zijn voorzien van de juiste informatie. Relevante foto’s die verschenen op ‘Oud Vollenhove’ zijn regelmatig toegevoegd.
Er is een uitgebreid register samengesteld op alle artikelen tot dusver in Kondschap, met ruim 700 artikelbeschrijvingen. Deze is online toegankelijk gemaakt via een extra ZCBS-beeldbank.
 
Kondschap 
In 2024 kwam zoals gebruikelijk ons blad vier maal uit, en vergaderde de redactie ook vier maal. Door ziekte was de heer J. ten Hove niet beschikbaar.
Van de 17 artikelen werden er 11 geschreven door mensen buiten de redactie. Er werd aandacht geschonken aan de wisselexposities en aan nieuwe aanwinsten in het museum. 
 
Financiën
 
Jaarrekening 2024
Algemeen
Bepaling statuten
Artikel 12 van de statuten vermeldt dat het bestuur jaarlijks zorgt voor een financieel jaarverslag, waaruit blijkt van de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen boekjaar en de vermogenstoestand van de stichting aan het einde daarvan. Dit verslag moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur zijn vastgesteld, eventueel voorzien van een nadere toelichting.
BTW-plicht
Het Stadsmuseum is btw-plichtig. Dit houdt in dat over bepaalde inkomsten van het Stadsmuseum btw moet worden afgedragen. Hier staat tegenover dat de btw van betaalde facturen hiermee kan worden verrekend. Als laatstgenoemde btw-component hoger is, dan eerstgenoemde component, wordt het verschil door de Belastingdienst terug betaald. De btw-aangifte vindt plaats per kwartaal.
 


Exploitatierekening 2024

Lasten


Baten


 
Toelichting

https://chcvollenhove.nl/images/jaarstukken/Toelichting.pdf

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 12 maart 2025,
Een door alle bestuursleden ondertekend exemplaar afgelegd in de administratie

H. van Heerde, voorzitter
 
M. de Boer, secretaris
 
J. Voerman, penningmeester
 
H. Postma
 
G. Tukker