Huishoudelijk reglement conform art. 17 Statuut van de Stichting Behoud Historie Kunst en Cultuur Vollenhove, naar buiten tredend onder de namen Cultuur Historisch Centrum Vollenhove (CHC) en Stadsmuseum Vollenhove.
Besproken in AB van 14 maart 2019, vastgesteld in de bestuursvergadering 11 april 2019.
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
Beleid
Het beleid is vastgelegd in een meerjarenbeleidsplan, zie visie en beleid.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
De voorzitter
De penningmeester (uitvoering taak in nauw overleg met de administrateur / boekhouder)
De secretaris
Besluiten
Het bestuur:
Vergaderingen
Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen.
Frequentie
Agenda
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
Van elke vergadering wordt een verslag (met aanduiding besluiten) gemaakt, dat zo snel mogelijk maar uiterlijk een week na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden gearchiveerd.
Inbreng tijdens de vergadering
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
Donaties en declaraties
Slotbepalingen
Besproken in AB van 14 maart 2019, vastgesteld in de bestuursvergadering 11 april 2019.
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
- de stichting: de Stichting Stichting Behoud Historie Kunst en Cultuur Vollenhove gevestigd te Vollenhove, Bisschopstraat 36, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zwolle onder nummer 05079989 ;
- de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een oprichtingsakte gepasseerd op 20-12-2005 bij notaris B.J.H.A. Eenhorst te Steenwijkerland en in gewijzigde vorm vastgesteld op 9 augustus 2018 in een akte bij notaris Pekel en Klein te Emmeloord;
- het bestuur: het bestuur van de stichting, als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
- projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Beleid
Het beleid is vastgelegd in een meerjarenbeleidsplan, zie visie en beleid.
- Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
- Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering is vastgesteld.
- Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting voor het daaropvolgende kalenderjaar.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
- Is belast met het besturen van de stichting naar buiten;
- Kan werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen en ontbinden.
- Elk bestuurslid beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot €100,00 (penningmeester € 250,00) en legt hiervan verantwoording af in de eerstvolgende bestuursvergadering.
- Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
- Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
- Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
De voorzitter
- Heeft algemene leiding van de stichting;
- Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
- Overlegt met officiële instanties;
- Geeft leiding aan het bestuur;
- Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
- Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
- Leidt de bestuursvergaderingen;
- Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement;
- Coördineert en stuurt activiteiten;
- Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De penningmeester (uitvoering taak in nauw overleg met de administrateur / boekhouder)
- Voert de financiële administratie;
- Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
- Stelt financiële overzichten op;
- Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
- Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
- Zorgt voor jaarlijkse publicatie van de voor de ANBI-status benodigde informatie op de website;
- Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
- Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
- Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
- Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
- Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
- Beheert de gegevens van de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen. Hij of zij zorgt ervoor dat deze informatie actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
- Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris
-
Draagt zorg voor verslaglegging van elke vergadering waarin minimaal vermeld:
- De datum en plaats van de vergadering;
- De aanwezige en afwezige bestuursleden;
- De genomen besluiten.
- Vermeld de genomen besluiten in een "besluitenlijst".
- Maakt driemaandelijks een samenvatting van de vergaderverslagen voor publicatie naar donateurs en vrijwilligers; (donateurs verwijderen ???
- Beheert de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden en vrijwilligers. Hij of zij zorgt ervoor dat deze informatie ook op de website actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is; (conform AVG richtlijn worden gegevens van ex vrijwilligers maximaal 12 maanden na datum vertrek bewaard).
- Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen;
- Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
- Zorgt voor publicatie van jaarverslag en andere voor de ANBI-status benodigde niet-financiële gegevens op de website.
- Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
- Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
- Archiveert alle relevante documenten;
Besluiten
Het bestuur:
- Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
- Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
- Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en het huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
- Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen;
- Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Vergaderingen
Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen.
Frequentie
- Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per twee maanden. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
- Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
- Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
- Een bestuursvergadering duurt maximaal 3 uur.
- Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt, indien niet eerder in een rooster vastgesteld, de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda
- Bestuursleden en andere vrijwillig medewerkerskunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester /boekhouder / administrateur ) en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
- De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering door;
- Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
- Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Notulen
Van elke vergadering wordt een verslag (met aanduiding besluiten) gemaakt, dat zo snel mogelijk maar uiterlijk een week na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden gearchiveerd.
Inbreng tijdens de vergadering
- Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
- Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen zijnde vrijwillig medewerker van het CHC. Een plaatsvervanger zijnde geen bestuurslidheeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is.
- Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
- Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
- De penningmeester kan de boekhouder/administrateur uitnodigen voor toelichting op financiële onderwerpen.
Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
- Donateurs;
- Vrijwilligers;
- Gesubsidieerde goede doelen;
- Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
- De media.
Donaties en declaraties
- Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd.
- Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
- Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
- Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
- Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit . Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
- In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
- Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
- Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd;
- Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
Slotbepalingen
- In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.