social media
Registratie museumcollectie
Inleiding
Het gebruikte collectiebeheersysteem is ZCBS. Zie hiervoor het Collectieplan.
Medio 2019 is een substantieel deel van de collectie van het Stadsmuseum geregistreerd in het collectiebeheersysteem ZCBS, ingevoerd in het 3e kwartaal van 2018.
Bij de deelcollectie ‘kleding’ van de collectie ‘Bevolking’ is daarvoor gebruik gemaakt van de (externe) professionele registratie uit 1997, in opdracht van de toenmalige eigenaar, de Stichting Oudheidkamer Brederwiede (SOB). De collectie en de registratie op papier is in 2006 overgedragen aan CHC Land van Vollenhove, nu Stadsmuseum Vollenhove. De registratie in 1997 is gebeurd op basis van het systeem van de Stichting IMC, beschreven in het boek van Jeanne Hogenboom uit 1988: basisregistratie voor collecties, voorwerpen en beeldmateriaal. De computerregistratie uit 1997, met 400 objecten, is geconverteerd naar het huidige ZCBS en de aanvullingen van 1997-2004 via invulformulieren ingevoerd.
De kledingcollectie is in 2019 grotendeels tentoongesteld, en daarna opnieuw gesorteerd in dozen ingepakt en tegelijkertijd opnieuw geïnventariseerd (controle en aanvulling gegevens).
In de periode 2014-2018 is door twee vrijwilligers gewerkt met vastlegging in Excel van verzamelde objecten in het depot. Deze informatie is ook geconverteerd naar ZCBS.
Nadat in 2008, 2016 en 2017 in verschillende rondes al een schifting was gemaakt in de verworven en opgeslagen objecten waarbij veel is afgestoten of herbestemd naar collega musea, kon pas begin 2019 na het vaststellen van heldere collectiecriteria snel en goed worden geselecteerd. Daarbij zijn diverse, waaronder inmiddels geregistreerde, objecten teruggegeven aan bruikleengevers, een andere tentoonsteller gezocht (via schenking of bruikleen) of – bij objecten die hetzij zeer laagwaardig waren, of als rekwisiet waren bestempeld - via de Museumshop of kringloop een herbestemming gevonden.
Alle objecten die zich nu in de tentoonstelling of het depot bevinden zijn geregistreerd en van een nummer voorzien. Beeldmateriaal zoals schilderijen en prenten (en ingelijste oude foto’s) is geregistreerd als object, foto’s zijn gedigitaliseerd en worden niet tot de museumcollectie gerekend maar via de fotobeeldbank aan het publiek getoond.
Aangetroffen oude documenten zijn ingescand en – indien ze voldoen aan de collectiecriteria - geregistreerd in de objectenbeeldbank. Er dient bij de documenten nogmaals een selectieslag plaats te vinden, met MUSIP-categorisering a.d.h.v. de ‘museale weegschaal’.
Proces
Het registratieproces bestaat uit de volgende stappen:
1. toepassen collectiecriterium (relatie Vollenhove via gebouw-persoon-gebeurtenis, voor 1955, zie beleidsplan)
- bij nieuw ingebrachte objecten opmaken van schenkings- of bruikleenformulier met gegevens van schenker of bruikleengever, eventuele condities en zoveel mogelijk gegevens van het object;
2. bij al aanwezige objecten zoeken naar eventueel eerder aangebracht nummer (3-cijferige nummers zijn aangebracht door de SOB op objecten, van de lagere nummers zijn registratiekaarten aanwezig; 4-cijferige nummers beginnend met 1 zijn door de SOB aangebracht op kleding). Bruiklenen van de Schokkervereniging zijn niet hernummerd op de objecten zelf, objectnummer in ZCBS bestaat uit het originele nummer – aangebracht door de Schokkervereniging - met voorloopcijfers 59 voor kleding en sieraden, 69 bij overige objecten.
3. checken of er nadere informatie is bijgevoegd, of al elders in ZCBS staat (bijvoorbeeld bij een ander voorwerp)
4. bepalen van de hoofdcategorie (kleding, objecten of beeldmateriaal) en aan de hand hiervan via ZCBS zoeken naar een vrij nummer in deze hoofdcategorie
5. aanbrengen van dit nummer op het object (zie nadere richtlijnen hiervoor) en reserveren van het nummer in ZCBS,
6. fotograferen van het object (eventueel meerdere foto’s, waaronder één waarop het objectnummer goed te zien is)
7. het objectnummer bepaalt de bestandsnaam van de foto, die in ZCBS wordt opgenomen; en eventuele extra foto’s (objectnummer gevolgd door – en volgnummer vanaf 2)
8. bepalen van de afmetingen van het object, en het materiaal waarvan het gemaakt is
9. bepalen van de codering van de (nieuwe) standplaats van het object, in depot of tentoonstelling
10. in ZCBS het betreffende record aanvullen met alle bekende informatie, toevoegen dat nader onderzoek van belang is bij interne opmerkingen als er onvoldoende bekend is op het moment van registratie.
Naast afronden van de registratie is het van belang dat uiteindelijk, het liefst kort na de verwerving, de volgende gegevens van alle objecten worden geregistreerd:
- collectie en deelcollectie – volgens vaste keuzelijsten
- categorie en subcategorie: de keuze voor een bepaalde categorie leidt automatisch naar een keuzelijst voor een bijbehorende subcategorie. De indeling / keuzelijst is onderhevig aan aanpassingen en sommige keuzes blijven arbitrair, zo kan een oude topografische kaart ook als historische kaart (onder informatievormen) vermeld worden, maar ook als beeldmateriaal / tekening. Het eerste is beter want specifieker.
- vaste standplaats: in keuzelijst zijn locaties in de tentoonstellingsruimten opgenomen, locatie in het depot invullen na ‘anders’ in het format ruimte-rek-plank (bijv.: 4-2-1) of in het kledinghok de doos, voorbeeld: kh-d6.
- MusIP klasse (5 voor herbestemmen of afstoten, 4 voor rekwisieten, 3 voor depotcollectie, 2 voor collectie algemeen, 1 voor topstukken, en in het algemeen: ‘niet op internet’). Objecten waarvan mogelijk het publiek meer informatie over kan verstrekken, juist wel ‘op internet’.
- Verwerving:
Bruikleen overgegaan in eigendom: dan aanduiding ‘schenking’ gebruiken, bij opmerkingen kan het verloop dan staan. Historie bij SOB (alle bruiklenen en schenkingen vóór 2007: aanduiding overgenomen van SOB, veld verworven van kan leeg blijven, verwervingsdatum leeg laten of evt. 1-1-2007. In een aantal gevallen bij kleding is vanuit een geconverteerd bestand de oorspronkelijke eigenaar meegekomen, en de datum van verwerving door de SOB.
- verworven van: in het format Achternaam, Voorletter en eventueel Woonplaats. Overige contactgegevens eventueel opnemen in het veld ‘interne opmerkingen’.
- datering: geen andere woorden gebruiken dan ‘ca.’, naast een correct getal, liefst alleen jaartal. Wanneer er sprake is van een kopie, kan de datering van het origineel worden gebruikt mits daarnaast de datering van de kopie is ingevuld.
- titel: kort en duidelijk.
- beschrijving: hier eventueel de titel opnieuw gebruiken, met een feitelijke beschrijving van het object met bijvoorbeeld kleur, details, gebreken, opschriften, aantallen / onderdelen. Verder bijzonderheden over herkomst of gebruik overnemen van het ontvangstbewijs of uit gespreksverslag met de schenker of bruikleengever.
Bij teruggave: record printen en met betreffend bruikleenbewijs in map ‘register inkomende en uitgaande objecten’, record afleggen naar apart bestand, dan verwijderen.
Foto’s maken en archiveren
Resolutie: tenminste 3000 x 3000 pixels.
Bestandsformaat: liefst zowel jpg als tiff (in ZCBS zelf wordt alleen tiff opgenomen, bij het opnameproces worden vanuit de originele foto 3 afgeleide formaten gemaakt).
Uploaden naar server: formaataanduiding 6, aanvullende foto’s objectnummer gevolgd door – en volgnummer vanaf 2, formaat jpg – met programma images.exe van ZCBS.
Backup originele jpg en tiff naar Digitaal Archief / Moedermateriaal.
Scans van beeldmateriaal
Scannen met …
Formaat tiff, resolutie 600 dpi
Opslag schenkings- en bruikleenbewijzen
Scannen met één van de scanners.
Formaat pdf, resolutie 300 dpi
Uploaden binnen ZCBS als bijlage bij het object, titel ‘Schenkingsbewijs’ cq ‘Bruikleenbewijs’.
Ontvangstbewijs afleggen naar map ingekomen objecten.
Kwaliteitsborging registratie
Alle mutaties komen per e-mail terecht bij de beheerder van ZCBS, die het proces globaal volgt en eventueel kan ingrijpen of corrigeren. Er wordt snel geanticipeerd op onverwachte nieuwe keuzes voor invulmogelijkheden.
Bij nader inzien kunnen de keuzelijsten worden uitgebreid, ingekort of termen worden aangepast (bijvoorbeeld spelling, hoofdletters / kleine letters, voortschrijdend inzicht). Voorbeeld: de aanvankelijke keuze ‘kleding SOB’ kan beter worden gewijzigd in ‘kleding’ (maar dan moet in het systeem alle eerder ingevoerde keuzes worden aangepast, hier is een tool voor aanwezig).
De mogelijkheden van ZCBS voor navigatie via linkblokken geeft de mogelijkheid om snel fouten in schrijfwijze te ontdekken. Die weergave geeft soms aanleiding tot een andere (ruimere of beperktere) indelingen of keuzemogelijkheden te komen.
Doel is om een goed en helder overzicht te krijgen en te houden, objecten snel te kunnen vinden of te identificeren voor nader onderzoek, transfer depot-tentoonstelling, reparatie / restauratie, herwaardering en/of herbestemming.
Onderzoek
Onderzoek vindt voor elk object plaats voor verwerving en bij registratie (direct of kort daarna). Zie verder het Collectieplan.
Objecten kunnen ook lang na de eerste registratie in aanmerking komen voor nader onderzoek. Afgesproken is dat van de voorwerpen in de tentoonstelling dit een taak is van de betreffende afdelingsbeheerder, tenminste voor het initiëren er van. Verder worden dienstdoende vrijwilligers geleerd en gestimuleerd hier aan mee te helpen.
In een aantal gevallen is of wordt er over de context van een voorwerp geschreven op de website www.stadvollenhove.nl, of in Kondschap. In het eerste geval is aanbrengen van een hypertextlink voldoende (voorbeeld: de havezaten, de maquettes, de visserij). Als er in Kondschap over is geschreven (en dat niet op een website is gepubliceerd), kan de tekst worden overgenomen (of alsnog aandringen op publicatie van het volledige artikel). Voorbeeld: objecten rond ds Wolgen, waarover in Kondschap is gepubliceerd (zie opsomming onderwerpen op www.chcvollenhove.nl onder Kondschap, kijk vervolgens in de bewaarde exemplaren in het archief).
Soms staan bepaalde soorten objecten in de belangstelling, bijvoorbeeld in een TV-programma zoals Van onschatbare waarde, Verborgen verleden of het Verhaal van Nederland, of is interessant voor een bepaald jubileum (1572, 1672, 1825). Er verschijnen dan publicaties die mogelijk waardevolle informatie over objecten uit de eigen collectie bevatten. Het is aan de onderzoekers binnen de collectiebeheergroep om hier attent op te zijn.
Stand van zaken
In september 2022 staan er 1851 objecten in het bestand, waaronder een kleine 650 kleding/accessoires. 170 zijn bruiklenen, waarvan 86 van de Schokkervereniging. Objecten zijn allemaal ingedeeld in een collectie en deelcollectie; en van alle objecten is de ‘vaste standplaats’ ingevuld zodat de werkgroep tentoonstellingen gemakkelijker kan beheren vanuit de ‘kabinet’-aanduidingen. Van 150 objecten ontbreekt nog een beschrijving, vooral omdat de titel al voldoende zegt.
In het collectieplan is de grootte van de deelcollecties aangegeven, en de getoonde objecten per ruimte in de tentoonstelling. Dat zijn cijfers die van dag tot dag kunnen verschillen in de eerste maanden van elk jaar, wanneer de tentoonstelling wordt aangepast.
De verschillende beheerders van de tentoonstellingsruimten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van de standplaats in ZCBS.
Omdat het veld ‘deelcollectie’ niet automatisch is gekoppeld aan ‘collectie’ komen er nog wel aanvechtbare keuzes of aanduidingen in voor. Eigenlijk zou er ook een aanduiding in ‘subcollectie’ gemaakt kunnen worden. Dit is voortschrijdend inzicht en alleen van belang bij het maken van selecties (lijsten), controles of het opzoeken.
Controle van de tentoonstelling
De werkgroep ‘tentoonstellingen’ heeft als leden de beheerders van de collecties adel&havezaten, kerk&geestelijkheid, bevolking, visserij en stad&streek met elk hun eigen domein in de tentoonstellingsruimte.
Deze beheerders kunnen de bijbehorende geregistreerde objecten zien in het systeem op basis van de ‘Vaste standplaats’, en die dan vergelijken met wat er daadwerkelijk is tentoongesteld. Verschillen kan men zelf in het systeem aanpassen, evt. met hulp van de beheerder van ZCBS.
Als hulpmiddel kan een papieren overzicht worden gebruikt, te maken door tijdelijk in de configuratie van ZCBS de edit-(etc)-knoppen uit te schakelen en de lijstlengte op het maximum van 100 te zetten, de lijst met geselecteerde objecten (plaatje en summiere velden) kan dan vanuit de browser met knippen en plakken in een Word-document worden gezet en geprint. Op deze manier kunnen ook handouts worden gemaakt (voorbeeld: de schilderijenwand bij de entree).
Personeel en externe contacten
Het inschakelen van meerdere vrijwilligers is door de coronapandemie mislukt.
De leden van de werkgroep tentoonstellingen waren geactiveerd maar door de coronapandemie is er verder weinig aangepakt.
Kleine restauraties kunnen worden uitgevoerd door Henk Dikken.
Externe contacten: Hans Flenter, ex-politieman, vrijwilliger bij collectiebeheer NVI museum (pollitiemuseum) in Apeldoorn. Heeft info gegeven over uniformjasje en helmen.
Advies, met name over bodemvondsten, kan ingewonnen worden bij John Assink in Hasselt.
Voor klederdracht, o.a. mutsen, is enkele malen gesproken met Rein Lotterman uit Nunspeet, conservator in Oldebroek.
Vs 28-9-2022 (persoonsgegevens verwijderd)
Inleiding
Het gebruikte collectiebeheersysteem is ZCBS. Zie hiervoor het Collectieplan.
Medio 2019 is een substantieel deel van de collectie van het Stadsmuseum geregistreerd in het collectiebeheersysteem ZCBS, ingevoerd in het 3e kwartaal van 2018.
Bij de deelcollectie ‘kleding’ van de collectie ‘Bevolking’ is daarvoor gebruik gemaakt van de (externe) professionele registratie uit 1997, in opdracht van de toenmalige eigenaar, de Stichting Oudheidkamer Brederwiede (SOB). De collectie en de registratie op papier is in 2006 overgedragen aan CHC Land van Vollenhove, nu Stadsmuseum Vollenhove. De registratie in 1997 is gebeurd op basis van het systeem van de Stichting IMC, beschreven in het boek van Jeanne Hogenboom uit 1988: basisregistratie voor collecties, voorwerpen en beeldmateriaal. De computerregistratie uit 1997, met 400 objecten, is geconverteerd naar het huidige ZCBS en de aanvullingen van 1997-2004 via invulformulieren ingevoerd.
De kledingcollectie is in 2019 grotendeels tentoongesteld, en daarna opnieuw gesorteerd in dozen ingepakt en tegelijkertijd opnieuw geïnventariseerd (controle en aanvulling gegevens).
In de periode 2014-2018 is door twee vrijwilligers gewerkt met vastlegging in Excel van verzamelde objecten in het depot. Deze informatie is ook geconverteerd naar ZCBS.
Nadat in 2008, 2016 en 2017 in verschillende rondes al een schifting was gemaakt in de verworven en opgeslagen objecten waarbij veel is afgestoten of herbestemd naar collega musea, kon pas begin 2019 na het vaststellen van heldere collectiecriteria snel en goed worden geselecteerd. Daarbij zijn diverse, waaronder inmiddels geregistreerde, objecten teruggegeven aan bruikleengevers, een andere tentoonsteller gezocht (via schenking of bruikleen) of – bij objecten die hetzij zeer laagwaardig waren, of als rekwisiet waren bestempeld - via de Museumshop of kringloop een herbestemming gevonden.
Alle objecten die zich nu in de tentoonstelling of het depot bevinden zijn geregistreerd en van een nummer voorzien. Beeldmateriaal zoals schilderijen en prenten (en ingelijste oude foto’s) is geregistreerd als object, foto’s zijn gedigitaliseerd en worden niet tot de museumcollectie gerekend maar via de fotobeeldbank aan het publiek getoond.
Aangetroffen oude documenten zijn ingescand en – indien ze voldoen aan de collectiecriteria - geregistreerd in de objectenbeeldbank. Er dient bij de documenten nogmaals een selectieslag plaats te vinden, met MUSIP-categorisering a.d.h.v. de ‘museale weegschaal’.
Proces
Het registratieproces bestaat uit de volgende stappen:
1. toepassen collectiecriterium (relatie Vollenhove via gebouw-persoon-gebeurtenis, voor 1955, zie beleidsplan)
- bij nieuw ingebrachte objecten opmaken van schenkings- of bruikleenformulier met gegevens van schenker of bruikleengever, eventuele condities en zoveel mogelijk gegevens van het object;
2. bij al aanwezige objecten zoeken naar eventueel eerder aangebracht nummer (3-cijferige nummers zijn aangebracht door de SOB op objecten, van de lagere nummers zijn registratiekaarten aanwezig; 4-cijferige nummers beginnend met 1 zijn door de SOB aangebracht op kleding). Bruiklenen van de Schokkervereniging zijn niet hernummerd op de objecten zelf, objectnummer in ZCBS bestaat uit het originele nummer – aangebracht door de Schokkervereniging - met voorloopcijfers 59 voor kleding en sieraden, 69 bij overige objecten.
3. checken of er nadere informatie is bijgevoegd, of al elders in ZCBS staat (bijvoorbeeld bij een ander voorwerp)
4. bepalen van de hoofdcategorie (kleding, objecten of beeldmateriaal) en aan de hand hiervan via ZCBS zoeken naar een vrij nummer in deze hoofdcategorie
5. aanbrengen van dit nummer op het object (zie nadere richtlijnen hiervoor) en reserveren van het nummer in ZCBS,
6. fotograferen van het object (eventueel meerdere foto’s, waaronder één waarop het objectnummer goed te zien is)
7. het objectnummer bepaalt de bestandsnaam van de foto, die in ZCBS wordt opgenomen; en eventuele extra foto’s (objectnummer gevolgd door – en volgnummer vanaf 2)
8. bepalen van de afmetingen van het object, en het materiaal waarvan het gemaakt is
9. bepalen van de codering van de (nieuwe) standplaats van het object, in depot of tentoonstelling
10. in ZCBS het betreffende record aanvullen met alle bekende informatie, toevoegen dat nader onderzoek van belang is bij interne opmerkingen als er onvoldoende bekend is op het moment van registratie.
Naast afronden van de registratie is het van belang dat uiteindelijk, het liefst kort na de verwerving, de volgende gegevens van alle objecten worden geregistreerd:
- collectie en deelcollectie – volgens vaste keuzelijsten
- categorie en subcategorie: de keuze voor een bepaalde categorie leidt automatisch naar een keuzelijst voor een bijbehorende subcategorie. De indeling / keuzelijst is onderhevig aan aanpassingen en sommige keuzes blijven arbitrair, zo kan een oude topografische kaart ook als historische kaart (onder informatievormen) vermeld worden, maar ook als beeldmateriaal / tekening. Het eerste is beter want specifieker.
- vaste standplaats: in keuzelijst zijn locaties in de tentoonstellingsruimten opgenomen, locatie in het depot invullen na ‘anders’ in het format ruimte-rek-plank (bijv.: 4-2-1) of in het kledinghok de doos, voorbeeld: kh-d6.
- MusIP klasse (5 voor herbestemmen of afstoten, 4 voor rekwisieten, 3 voor depotcollectie, 2 voor collectie algemeen, 1 voor topstukken, en in het algemeen: ‘niet op internet’). Objecten waarvan mogelijk het publiek meer informatie over kan verstrekken, juist wel ‘op internet’.
- Verwerving:
Bruikleen overgegaan in eigendom: dan aanduiding ‘schenking’ gebruiken, bij opmerkingen kan het verloop dan staan. Historie bij SOB (alle bruiklenen en schenkingen vóór 2007: aanduiding overgenomen van SOB, veld verworven van kan leeg blijven, verwervingsdatum leeg laten of evt. 1-1-2007. In een aantal gevallen bij kleding is vanuit een geconverteerd bestand de oorspronkelijke eigenaar meegekomen, en de datum van verwerving door de SOB.
- verworven van: in het format Achternaam, Voorletter en eventueel Woonplaats. Overige contactgegevens eventueel opnemen in het veld ‘interne opmerkingen’.
- datering: geen andere woorden gebruiken dan ‘ca.’, naast een correct getal, liefst alleen jaartal. Wanneer er sprake is van een kopie, kan de datering van het origineel worden gebruikt mits daarnaast de datering van de kopie is ingevuld.
- titel: kort en duidelijk.
- beschrijving: hier eventueel de titel opnieuw gebruiken, met een feitelijke beschrijving van het object met bijvoorbeeld kleur, details, gebreken, opschriften, aantallen / onderdelen. Verder bijzonderheden over herkomst of gebruik overnemen van het ontvangstbewijs of uit gespreksverslag met de schenker of bruikleengever.
Bij teruggave: record printen en met betreffend bruikleenbewijs in map ‘register inkomende en uitgaande objecten’, record afleggen naar apart bestand, dan verwijderen.
Foto’s maken en archiveren
Resolutie: tenminste 3000 x 3000 pixels.
Bestandsformaat: liefst zowel jpg als tiff (in ZCBS zelf wordt alleen tiff opgenomen, bij het opnameproces worden vanuit de originele foto 3 afgeleide formaten gemaakt).
Uploaden naar server: formaataanduiding 6, aanvullende foto’s objectnummer gevolgd door – en volgnummer vanaf 2, formaat jpg – met programma images.exe van ZCBS.
Backup originele jpg en tiff naar Digitaal Archief / Moedermateriaal.
Scans van beeldmateriaal
Scannen met …
Formaat tiff, resolutie 600 dpi
Opslag schenkings- en bruikleenbewijzen
Scannen met één van de scanners.
Formaat pdf, resolutie 300 dpi
Uploaden binnen ZCBS als bijlage bij het object, titel ‘Schenkingsbewijs’ cq ‘Bruikleenbewijs’.
Ontvangstbewijs afleggen naar map ingekomen objecten.
Kwaliteitsborging registratie
Alle mutaties komen per e-mail terecht bij de beheerder van ZCBS, die het proces globaal volgt en eventueel kan ingrijpen of corrigeren. Er wordt snel geanticipeerd op onverwachte nieuwe keuzes voor invulmogelijkheden.
Bij nader inzien kunnen de keuzelijsten worden uitgebreid, ingekort of termen worden aangepast (bijvoorbeeld spelling, hoofdletters / kleine letters, voortschrijdend inzicht). Voorbeeld: de aanvankelijke keuze ‘kleding SOB’ kan beter worden gewijzigd in ‘kleding’ (maar dan moet in het systeem alle eerder ingevoerde keuzes worden aangepast, hier is een tool voor aanwezig).
De mogelijkheden van ZCBS voor navigatie via linkblokken geeft de mogelijkheid om snel fouten in schrijfwijze te ontdekken. Die weergave geeft soms aanleiding tot een andere (ruimere of beperktere) indelingen of keuzemogelijkheden te komen.
Doel is om een goed en helder overzicht te krijgen en te houden, objecten snel te kunnen vinden of te identificeren voor nader onderzoek, transfer depot-tentoonstelling, reparatie / restauratie, herwaardering en/of herbestemming.
Onderzoek
Onderzoek vindt voor elk object plaats voor verwerving en bij registratie (direct of kort daarna). Zie verder het Collectieplan.
Objecten kunnen ook lang na de eerste registratie in aanmerking komen voor nader onderzoek. Afgesproken is dat van de voorwerpen in de tentoonstelling dit een taak is van de betreffende afdelingsbeheerder, tenminste voor het initiëren er van. Verder worden dienstdoende vrijwilligers geleerd en gestimuleerd hier aan mee te helpen.
In een aantal gevallen is of wordt er over de context van een voorwerp geschreven op de website www.stadvollenhove.nl, of in Kondschap. In het eerste geval is aanbrengen van een hypertextlink voldoende (voorbeeld: de havezaten, de maquettes, de visserij). Als er in Kondschap over is geschreven (en dat niet op een website is gepubliceerd), kan de tekst worden overgenomen (of alsnog aandringen op publicatie van het volledige artikel). Voorbeeld: objecten rond ds Wolgen, waarover in Kondschap is gepubliceerd (zie opsomming onderwerpen op www.chcvollenhove.nl onder Kondschap, kijk vervolgens in de bewaarde exemplaren in het archief).
Soms staan bepaalde soorten objecten in de belangstelling, bijvoorbeeld in een TV-programma zoals Van onschatbare waarde, Verborgen verleden of het Verhaal van Nederland, of is interessant voor een bepaald jubileum (1572, 1672, 1825). Er verschijnen dan publicaties die mogelijk waardevolle informatie over objecten uit de eigen collectie bevatten. Het is aan de onderzoekers binnen de collectiebeheergroep om hier attent op te zijn.
Stand van zaken
In september 2022 staan er 1851 objecten in het bestand, waaronder een kleine 650 kleding/accessoires. 170 zijn bruiklenen, waarvan 86 van de Schokkervereniging. Objecten zijn allemaal ingedeeld in een collectie en deelcollectie; en van alle objecten is de ‘vaste standplaats’ ingevuld zodat de werkgroep tentoonstellingen gemakkelijker kan beheren vanuit de ‘kabinet’-aanduidingen. Van 150 objecten ontbreekt nog een beschrijving, vooral omdat de titel al voldoende zegt.
In het collectieplan is de grootte van de deelcollecties aangegeven, en de getoonde objecten per ruimte in de tentoonstelling. Dat zijn cijfers die van dag tot dag kunnen verschillen in de eerste maanden van elk jaar, wanneer de tentoonstelling wordt aangepast.
De verschillende beheerders van de tentoonstellingsruimten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van de standplaats in ZCBS.
Omdat het veld ‘deelcollectie’ niet automatisch is gekoppeld aan ‘collectie’ komen er nog wel aanvechtbare keuzes of aanduidingen in voor. Eigenlijk zou er ook een aanduiding in ‘subcollectie’ gemaakt kunnen worden. Dit is voortschrijdend inzicht en alleen van belang bij het maken van selecties (lijsten), controles of het opzoeken.
Controle van de tentoonstelling
De werkgroep ‘tentoonstellingen’ heeft als leden de beheerders van de collecties adel&havezaten, kerk&geestelijkheid, bevolking, visserij en stad&streek met elk hun eigen domein in de tentoonstellingsruimte.
Deze beheerders kunnen de bijbehorende geregistreerde objecten zien in het systeem op basis van de ‘Vaste standplaats’, en die dan vergelijken met wat er daadwerkelijk is tentoongesteld. Verschillen kan men zelf in het systeem aanpassen, evt. met hulp van de beheerder van ZCBS.
Als hulpmiddel kan een papieren overzicht worden gebruikt, te maken door tijdelijk in de configuratie van ZCBS de edit-(etc)-knoppen uit te schakelen en de lijstlengte op het maximum van 100 te zetten, de lijst met geselecteerde objecten (plaatje en summiere velden) kan dan vanuit de browser met knippen en plakken in een Word-document worden gezet en geprint. Op deze manier kunnen ook handouts worden gemaakt (voorbeeld: de schilderijenwand bij de entree).
Personeel en externe contacten
Het inschakelen van meerdere vrijwilligers is door de coronapandemie mislukt.
De leden van de werkgroep tentoonstellingen waren geactiveerd maar door de coronapandemie is er verder weinig aangepakt.
Kleine restauraties kunnen worden uitgevoerd door Henk Dikken.
Externe contacten: Hans Flenter, ex-politieman, vrijwilliger bij collectiebeheer NVI museum (pollitiemuseum) in Apeldoorn. Heeft info gegeven over uniformjasje en helmen.
Advies, met name over bodemvondsten, kan ingewonnen worden bij John Assink in Hasselt.
Voor klederdracht, o.a. mutsen, is enkele malen gesproken met Rein Lotterman uit Nunspeet, conservator in Oldebroek.
Vs 28-9-2022 (persoonsgegevens verwijderd)